Trong hai năm 2020-2021, chúng ta đã bắt đầu làm quen với các loại hình sự kiện ảo hay còn gọi là sự kiện trực tuyến (online, virtual, remote events), trong đó tất cả các hoạt động của sự kiện đều diễn ra trên nền tảng Internet thông qua các công cụ hội nghị trực tuyến như Zoom, MS Team, WebEx, Google Meet,…
Nay đại dịch Covid đã qua đi, các tổ chức và doanh nghiệp hớn hở quay lại tổ chức các sự kiện off-line truyền thống mà ai cũng quen thuộc và yêu thích. Tuy nhiên với nền kinh tế đang khó khăn và bất ổn, ngân sách đầu tư tổ chức sự kiện đang eo hẹp, cùng với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện virtual và offline, tiến bộ của công nghệ virtual event và lợi ích do sự kiện ảo từng mang lại, nên các nhà tổ chức sự kiện bắt đầu nghiên cứu áp dụng hình thức tổ chức sự kiện lai tạp giữa ảo và thực tế, là Hybrid Events. Vậy hybrid event là gì? Nó là kiểu sự kiện diễn ra song song cả trong đời thực và trên mạng, trong đó các hoạt động ngoài đời thực được chia sẽ trực tiếp trên Internet. Người tham gia sẽ có hai nhóm, nhóm tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức sự kiện và nhóm tham gia từ xa qua mạng.
Xu hướng lựa chọn hình thức hybrid event được các nhà tổ chức xem xét bên cạnh yếu tố chi phí còn có các yếu tố khác như:
- Các địa điểm tổ chức bị giảm quy mô vì các yêu cầu cách ly xã hội vẫn được áp dụng ở nhiều quốc gia.
- Việc đi lại, nhất là bằng máy bay, vẫn bị ảnh hưởng bởi Covid, do đó số người có thể đi lại xuyên quốc gia được bị hạn chế.
- Nhiều người đã quen với việc tham dự các sự kiện ảo nên không thoải mái khi buộc phải tham dự các sự kiện thực, họ không muốn xa nhà dù tổ chức hay doanh nghiệp yêu cầu họ đi.
- Vẫn có người thích tham dự các sự kiện thực hơn là sự kiện ảo nhưng họ muốn sử dụng các công cụ đã chứng tỏ được lợi ích của virtual event, ví dụ mobile app, Q&A online hay chat online,…
Tuỳ theo nhu cầu và khả năng tài chính, công nghệ, các tổ chức và doanh nghiệp có thể tổ chức các hình thức hybrid event khác nhau, tạm chia như sau:
- Hình thức hybrid truyền thống dành cho các “đại gia”: Các tổ chức và doanh nghiệp có đủ ngân sách để đầu tư vào sự kiện của mình. Họ đảm bảo người tham dự, dù là tham gia trực tiếp tại chỗ hay từ xa, đều nhận được tiếp đón và đối xử như nhau. Họ không muốn người tham dự từ xa chỉ đơn giản là ngồi xem các hoạt động qua màn hình mà còn muốn họ tích cực kết nối và tương tác với các hoạt động của sự kiện. Các triển lãm thường niên lớn như CES (Mỹ) hay Computex (Đài Loan), Mobile World Congress (Tây Ban Nha) trong năm 2022 đều tổ chức theo cách này. Sự kiện được thiết kế có các thành phần sau:
- Có những nội dung dành riêng cho người tham gia từ xa, bao gồm các phiên hội thảo, hỏi đáp và kết nối làm quen với diễn giả, đối tác, nhà tài trợ,…
- Có các công cụ trực tuyến như live chat, video call, nhắn tin tức thời, mạng xã hội nội bộ,… để cho người tham gia từ xa giao tiếp với mọi thành phần tham gia sự kiện. Người tham gia từ xa dễ dàng tương tác với người tham gia tại chỗ nhờ các công cụ này.
- Các nội dung hay hoạt động được tổ chức theo múi giờ và ngôn ngữ khác nhau để phù hợp cho người tham gia đang ở các quốc gia khác nhau.
- Truy cập nội dung theo yêu cầu (on-demand) là như nhau cho mọi người tham gia sự kiện, dù là tại chỗ hay từ xa, cho phép họ xem lại các phiên họp hay các buổi hội thảo đã diễn ra.
- Hybrid nặng về online: Là một hình thức tổ chức sự kiện tại chỗ có tính đến người tham dự từ xa. Nhà tổ chức vẫn phục vụ khách hàng tham gia tại địa điểm tổ chức sự kiện như bình thường với sân khấu, phòng hội thảo,…, nhưng với quy mô có thu nhỏ lại so với trước khi xảy ra đại dịch. Và họ có một số hạng mục ưu tiên dành cho người tham dự từ xa:
- Có nhiều phiên họp, hội thảo hay nội dung dành cho người tham gia từ xa hơn. Người tham gia trực tiếp chỉ có một ngày hay vài phiên hội thảo để tham dự, còn người tham gia từ xa thì tham dự tất cả các chương trình hoạt động.
- Nhà tài trợ hay đối tác xuất hiện chủ yếu trên nền tảng online. Nhân viên trực tại sự kiện của nhà tài trợ có thể có mặt ở cả địa điểm tổ chức và trên không gian internet, hoặc chỉ có trên nền tảng internet do người tham gia từ xa là chủ yếu.
- Người tham gia từ xa có thể được chuyển câu hỏi tới diễn giả, hay kết nối với người xem từ xa khác. Các sự kiện như Lễ trao giải Oscar, GRAMMYs vừa qua đều tổ chức theo cách này.
- Hình thức tổ chức tại nhiều địa điểm cùng lúc: Trong các sự kiện như giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu, đào tạo, …doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại nhiều địa điểm tỉnh thành khác nhau. Người tham gia sự kiện sẽ đến địa điểm tổ chức gần mình nhất để tham dự. Một số trình bày, nội dung ở địa điểm này được phát streaming trực tiếp đến các địa điểm còn lại do người chủ trì và các diễn giả chính chỉ có ở một số nơi thôi. Sự kiện kiểu này có các công cụ để:
- Các phiên họp hay nội dung chính được streaming từ địa điểm tổ chức chính đến các địa điểm còn lại.
- Người tham gia ở tất cả các địa điểm đều có thể trao đổi với diễn giả tại chỗ hay diễn giả ở các địa điểm khác.
- Các hoạt động giao lưu kết nối chủ yếu là dành cho những người tham gia ở cùng một địa điểm, nghĩa là theo vùng hay khu vực là chính. Các công ty dược phẩm rất hay tổ chức sự kiện theo kiểu này định kỳ.
- Hình thức gần giống với hybrid nhưng không phải hybrid: Trước đây, một số nhà tổ chức sự kiện hay ghi hình lại sự kiện đầy đủ nhưng họ rất hạn chế cung cấp bản ghi này ra ngoài rộng rãi vì sợ ảnh hưởng đến số người tham gia tại chỗ về sau. Sau khi đại dịch kết thúc, một số nhà tổ chức nhận thấy nhu cầu tham gia từ xa tăng cao so với trước, cho nên họ bắt đầu tiếp thị sự kiện đến tập khách hàng từ xa này bằng cách thức phát lại bản ghi hình sự kiện tại một ngày giờ cụ thể mới (gần với hình thức on-demand nhưng hay hơn), với các điều chỉnh như sau:
- Phiên thảo luận trực tuyến online, cho phép người tham gia từ xa đặt câu hỏi và trao đổi với các diễn giả.
- Nội dung bản ghi hình được biên tập lại cho phù hợp với môi trường từ xa.
- Bổ sung một số nội dung mới để thu hút người tham gia vì sợ bản ghi hình chưa đủ hấp dẫn hay khô khan. Ví dụ thêm webinar mới, một buổi hỏi đáp trực tuyến với diễn giả chính,… Các sự kiện ca nhạc, nhạc kịch, đào tạo, huấn luyện kỹ năng,… hay theo hình thức này.
Hy vọng qua bài viết này các bạn, nhà tổ chức sự kiện, sẽ tìm được cho mình một gợi ý cho sự kiện sắp tới của mình. Nếu bạn cần tìm nhà cung cấp giải pháp hybrid event, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi.
Bài liên quan: