Dịch Covid-19 bùng phát đã làm thay đổi một cách mạnh mẽ về các hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nhiệp hiện nay. Mà biểu hiện rõ nhất là sự chuyển đổi từ hình thức họp offline sang online, nghĩa là mọi người phải chuyển sang làm việc từ xa. Sự thay đổi sang môi trường phân tán này với nhiều doanh nghiệp và nhân viên của họ thật không dễ dàng và thực tế sẽ gây ra những khó khăn khi làm việc nhóm, điều đó đồng nghĩa là hiệu quả công việc bị giảm đi. Thách thức chính trong thời điểm này là các cuộc họp hành trực tuyến thông qua các nền tảng như Zoom, Google Meet, MS Team, WebEx, … xa lạ đòi hỏi người quản lý bộ phận phải làm thế nào để triển khai và tổ chức một cuộc họp trực tuyến hiệu quả và thành công, tức là phải tìm ra các cách thức sáng tạo và mới mẻ để duy trì năng suất và sự hiệu quả của cả bộ phận. Một trong các cách thức là vận dụng các câu hỏi trong khi làm việc theo nhóm. Đây là một phương cách quan trọng và rất cần thiết vì nó giúp tạo ra môi trường làm việc thân thiện, có tính cộng đồng cao và thú vị để mỗi một nhân viên luôn cảm thấy hứng thú với cuộc họp mình tham gia, từ đo gia tăng tinh thần đồng đội và sự gắn kết và đem lại năng suất và hiệu quả cho từng cá nhân cũng như tập thể.
Bài viết sau đây sẽ bật mí cho bạn 4 thủ thuật hàng đầu của chúng tôi về việc sử dụng câu hỏi, nhằm nâng cao tinh thần kết nối giữa các thành viên trong nhóm!
1. Cá nhân hóa câu hỏi
Để nhân viên và đồng nghiệp của bạn thực sự quan tâm vào buổi họp từ xa, thì cách tốt nhất là nên tổ chức trước một cuộc khảo sát nho nhỏ để tìm hiểu về tính cách, sở thích, mối quan tâm và mong muốn của từng thành viên trong nhóm hay bộ phận. Lưu ý là do liên quan đến thông tin cá nhân nên cách này chỉ phù hợp và hiệu quả với các nhóm có quy mô nhỏ.
Cách thu thập thông tin để chuẩn bị:
- Thăm dò và tìm hiểu sơ bộ về thông tin của từng người như sở thích, tính cách và các sở thích chung và riêng. Bạn có thể sử dụng tính năng Poll hay Survey của Vevox để thực hiện.
- Các đề tài tìm hiểu nên có sự thay đổi ngẫu nhiên và đa dạng hơn bằng cách bổ sung thêm chủ đề về kiến thức liên quan đến công việc. Nên dựa vào sự hỗ trợ của các thành viên chủ chốt để tìm ra các đề tài, câu hỏi thích hợp.
Một số câu hỏi ví dụ:
Nhân viên nào thuộc phòng Nhân sự có khiếu kể chuyện hài hước? Bạn là người có nhóm máu A, O hay nhóm máu AB? Nghe nói trưởng phòng Marketing đang có kế hoạch tổ chức một chuyến du lịch miễn phí cho TEAM nếu đạt doanh thu tốt?,…
Việc đặt ra các câu hỏi mang đậm dấu ấn cá nhân sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn cũng như biết rõ hơn nhiệm vụ của các bộ phận, đặc biệt là khám ra những điều thú vị mới mẻ từ người đồng nghiệp của mình. Qua đó, ai cũng sẽ cảm thấy hứng thú và vui vẻ để làm việc nhóm hiệu quả, có tinh thần để tiếp tục cuộc họp sau đó.
Mẹo nhỏ
Trong khi tham gia trả lời câu hỏi bạn nên khuyến khích mọi người bật camera.
2. Chủ đề câu hỏi liên quan đến tất cả mọi người trong nhóm
Một cuộc họp trực tuyến chất lượng và hiệu quả là việc tất cả nhân viên công ty đều tích cực tham gia! Tuy nhiên, điều này sẽ phụ thuộc vào chủ đề câu hỏi mà bạn đưa ra có gây hứng thú và hấp dẫn hay không? Nhưng trước hết, bạn phải kiểm tra tất cả các thiết bị công nghệ phục vụ cho cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch mà không gặp phải sự cố nào.
Để khích lệ mọi người tham gia vào cuộc thi này, bạn nên tổ chức cuộc thi bằng việc đưa ra câu hỏi về một hay một số chủ đề khác nhau, nhưng phải có liên quan đến tất cả các thành viên trong nhóm để cùng trao đổi và thảo luận. Đánh giá các ý kiến phản hồi của họ một cách cẩn thận, cũng như có thể kêu gọi mọi người bình chọn chủ đề cho mỗi cuộc họp sắp tới.
Với tính năng tương tác trực tuyến sinh động Q&A của Vevox, nó sẽ là là cách thích hợp để triển khai các câu hỏi một cách dễ hiểu, dễ trả lời và sinh động nhất. Công cụ này có tính năng đặt câu hỏi, tạo gameshow và thăm dò ý kiến; đặc biệt là cho phép ẩn danh người chơi và cho điểm người chơi cũng như nhiều chức năng khác như có thể có nhiều hình thức Q&A khác nhau, Word Cloud, …
Các bước tiến hành:
- Đề nghị mọi người luân phiên chủ trì việc đặt câu hỏi dựa trên đề tài mình yêu thích. Để tìm ra chủ đề mà mọi người quan tâm, thì bạn có thể tổ chức việc bỏ phiếu lấy ý kiến trước đó thông qua tính năng Poll của Vevox. Ví dụ: Bạn có sáng kiến làm việc tại nhà nào hay có thể chia sẻ cho mọi người? Theo bạn, món ăn nào đủ dinh dưỡng và ngon có thể làm nhanh trong vòng 20 phút vào buổi trưa?
- Cho phép mọi người ẩn danh khi trả lời để xóa bỏ cảm giác ngại ngùng nếu chưa trả lời đúng. Điều này sẽ khuyến khích ai cũng mong muốn tham gia.
- Nên sử dụng các câu hỏi đơn giản trước để tạo không khí và sức hút trước câu hỏi chính. Và tính năng Word Cloud của Vevox là cách dễ dàng để khảo sát ý kiến nhất. Ví dụ: Từ đề tài nấu ăn nhanh trên. Bạn hỏi thêm: Hãy nêu 3 món ăn yêu thích nhất của bạn? Dựa vào kết quả, tiếp tục lựa ra 5 món ăn phổ biến nhất và đặt câu hỏi: Làm cách nào để nấu các món này trong vòng 20 phút?
3. Nâng cao tính cạnh tranh và tích cực thảo luận
Để tạo ra một bầu không khí sôi nổi và tích cực hơn, trong cuộc họp bạn có thể sử dụng những câu hỏi, hoặc tổ chức những trò chơi, cuộc thi nho nhỏ qua mạng. Tuy nhiên, các cuộc thi hay trò chơi không nên quá dễ hoặc quá khó. Mà nên tìm những nội dung có độ khó vừa phải và hấp dẫn để mọi người ai cũng có thể và đều muốn tham gia. Vì với những câu hỏi dễ và đơn giản thì ai cũng có khả năng trả lời được, như vậy sẽ không còn sự lôi cuốn và tăng tính tò mò, lâu dần sẽ gây cảm giác nhàm chán. Còn với câu hỏi có độ khó cao, thì các thành viên lại dễ chán nản mà bỏ cuộc, không còn sự hào hứng như ban đầu.
Vì vậy, với những câu hỏi đầy thử thách và ở mức độ phù hợp sẽ rất tuyệt vời để tạo ra tính cạnh tranh, nhưng phải có sự liên kết giữa các chủ đề với nhau thì hiệu quả sẽ cao hơn. Từ đó mọi người sẽ nghiêm túc và đầu tư vào cuộc thi của người quản lý đề ra. Mặt khác, để tạo sức hút và nâng cao tính tương tác hơn nữa, cuộc thi nên có phần thưởng dành cho người chiến thắng, đó có thể là một ngày nghỉ phép hay một món quà được từ Shopee mang đến tận nhà, một mobile app tiện ích nho nhỏ hay 3 tháng thuê bao nghe nhạc Shotify,…
Như vậy, với thủ thuật tạo ra những câu hỏi bổ ích nhằm kích thích sự cạnh tranh tích cực của mỗi một nhân viên là cách để gắn kết mọi người lại với nhau, qua đó không khí buổi họp sẽ sôi động và tạo động lực cho cuộc họp trực tuyến diễn ra thành công.
4. Tạo bầu không khí sôi động và vui vẻ
Một cuộc họp sẽ bớt căng thẳng và không còn tẻ nhạt nếu biết tạo ra những câu hỏi mang tính giải trí, vui nhộn và thư giãn và hướng đến các giá trị hợp tác và đoàn kết cao, chứ không phải là một cuộc chiến hỏi – đáp để đi tìm người chiến thắng.
Tuy nhiên, sẽ thật thú vị và tuyệt vời hơn nữa nếu có một cuộc thi thân thiện kèm theo một giải thưởng hấp dẫn. Ngoài ra, bạn nên khuyến khích các cá nhân tạo ra những câu hỏi mang tính độc lạ và cho phép thể hiện cá tính của mình, đồng thời họ có thể đưa ra câu trả lời ngoài lề một chút nhưng vẫn được chấp nhận. Điều này không những giúp mọi người thoải mái với cuộc thi mà còn tăng sự giao lưu và thúc đẩy tinh thần thiện chiến có ích cho buổi họp.
Có những nội dung hỏi đáp một cách sáng tạo, mới mẻ là phương cách bổ trợ tuyệt vời trong việc hỏi đáp mà bạn nên áp dụng. Ví dụ sử dụng hình ảnh và video sinh động để cuộc họp trở nên sôi động hơn, hay chia sẻ về một câu chuyện cười và hài hước bí ẩn để lôi cuốn mọi người bị tham gia và muốn tìm hiểu thêm, để các nhân viên luân phiên làm MC giới thiệu về bản thân mình. Ứng dụng mmhmm.app chẳng hạn có thể giúp mọi người tạo hình nền hay đưa các TikTok video vào phần trình bày của mình.
Sau mỗi cuộc họp từ xa, việc thu thập các ý kiến, chia sẻ và góp ý của mọi người sau từng cuộc thi hỏi đáp là rất quan trọng. Thông qua ứng dụng khảo sát và cho phép trả lời ẩn danh như Vevox, bạn có thể theo dõi và đánh giá chính xác hiệu quả của việc đặt câu hỏi, rằng nó có tạo ra khả năng gắn kết và nâng cao tương tác khi làm việc nhóm hay không? Từ đó người quản lý nghiêm túc ghi nhận và tiếp thu mọi ý kiến của nhân viên để hoàn thiện dần kỹ năng đặt câu hỏi trong môi trường làm việc trực tuyến. Chính sự tinh tế này sẽ tạo nên sự khác biệt và là bước đệm thành công cho những cuộc họp tiếp theo, để từ đó mang lại hiệu suất công việc cao cho doanh nghiệp.
Chúng tôi hy vọng 4 mẹo đặt câu hỏi này sẽ giúp bạn nhiều trong môi trường làm việc từ xa qua internet, và hy vọng bạn còn tìm kiếm nhiều cách thức khác nhau nữa khi theo dõi các bài viết của chúng tôi ở Blog này. Cám ơn bạn đã đọc bài.