Chúng tôi xin giới thiệu đến bạn một số thủ thuật (hay chiến thuật) mà các chuyên gia tổ chức sự kiện trực tuyến hay người chủ trì – dẫn chương trình hay áp dụng để giúp sự kiện của họ có hiệu quả cao, hấp dẫn và thành công:
Thủ thuật số 1: Đăng nhập và Đăng thoát (check-in và check-out)
Có một nghi thức ngắn lúc bắt đầu phiên họp giúp mọi người tập trung vào tiến trình sự kiện. Nó có thể rất đơn giản, ví dụ mọi người lần lượt xưng tên và nói lên cảm giác hiện tại của mình chỉ bằng một hai chữ. Nghi thức này nên ngắn và kéo tất cả mọi người vào tham gia.
Thủ thuật số 2: Nêu lên kỳ vọng
Một cuộc họp có khởi đầu tốt là khi tất cả mọi người đều biết họ đang ở đúng chỗ và đúng lúc. Hãy làm rõ điều này bằng cách yêu cần từng người nói lên kỳ vọng của họ về cuộc họp này trong một hai từ. 
Cần có người tập hợp tất cả các từ được nói ra này và hiển thị chúng thành một đám mây gồm các chữ này. Bạn có thể dùng các công cụ phần mềm như Slido, Wooclap, Mentimeter,… để làm. Khi đó sự kiện của bạn càng tăng tính tương tác và kết nối hơn.
Thủ thuật số 3: Nói rõ mục đích và mong muốn
Điều này là rõ ràng cho mọi loại sự kiện hay họp hành, nhưng nó càng quan trọng hơn trong thời buổi mà người tham gia nhảy sang chơi Facebook, Instagram hay Tik Tok chỉ bằng là một nút click. Chúng ta nên có một mục tiêu cho cuộc họp thôi và nó cần được nhắc lại nhiều lần trong cuộc họp. Lý tưởng nhất là nó nên được nhắc lại ngay sau khi mọi người nêu lên kỳ vọng về cuộc họp ở Thủ thuật số 2. Tại sao cần làm vậy ? Tại vì chúng ta thường hay nhảy ngay vào việc họp hành mà quên mất là tại sao chúng ta phải tổ chức cuộc họp này ? Cần phải nhớ cái gì khiến chúng ta phải ngồi lại với nhau ở đây.
Tạo động lực tối đa: Đảm bảo là mục đích họp sẽ tạo nên một bức tranh có ý nghĩa lớn hơn. Cái gì là mục đích lớn hơn đằng sau cuộc họp này ? Nó có đóng góp nào cho xã hội hay môi trường sống không ? Có lẽ nó giúp làm rõ tầm nhìn (vision) của công ty bạn (nếu là họp công ty) ? Hay tạo động lực cho nhân viên ? Một sự nhắc nhở rằng những đóng góp của mọi người trong cuộc họp này sẽ giúp vẽ nên một bức tranh lớn tươi sáng hơn sẽ làm gia tăng động lực cho mọi người và họ thấy rằng thời gian tham gia họp là không hề uổng phí tí nào.
Thủ thuật số 4: Trên hành trình đạt đến mục đích – chia nhỏ con đường đi
Chia nhỏ mục đích chung thành các mục tiêu hay bước đi nhỏ để dễ hành động và làm tăng tính khả thi hơn. Những bước đi nào để cho tập thể của bạn đạt đến mục đích? Tiến trình cuộc họp nên theo các bước sau đây:
- Chú ý xây dựng các bước đi trong chương trình họp của bạn, một bước đi không liên quan sẽ dẫn đến bạn bị trật đường rầy ngay. Nếu có quá nhiều bước đi thì cũng ảnh hưởng đến tính hiệu quả.
- Sử dụng hình ảnh của mỗi bước đi hoàn thành để giúp mọi người tập trung, gia tăng động lực và kết nối với nhau.
Thủ thuật số 5: Làm nóng trực tuyến – 3 ý tưởng nạp năng lượng
Trong bất cứ cuộc họp nào việc làm nóng trước phiên họp đều là cần thiết để hâm nóng bầu không khí và tạo sự kết dính, gần gũi với nhau. Trong cuộc họp trực tuyến thì làm việc này khó hơn nhiều vì không có không gian đông người và thiếu ngôn ngữ cơ thể. Một số ý tưởng để hâm nóng không khí là:
- Chia sẽ một bức ảnh truyền cảm hứng! Hầu hết mọi người đang ở nhà nên hỏi họ chia sẽ về một hình ảnh hay vật gì đó mà họ cảm thấy có gắn kết với mình nhất. Ví dụ một cuốn sách đang đọc dở, một thức uống theo công thức của bà ngoại, cái gì đó liên quan đến sở thích,… và yêu cầu họ nói vài lời về cái đó. Chỉ cần nói ngắn gọn và bình dị. Mục đích là làm tan không khi ngại ngần, xa cách.
- Chia sẽ gì đó về riêng tư, cá nhân! Đối với các cuộc họp nhắm đến mục đích xây dựng tinh thần đồng đội (teamwork): Hỏi những câu hỏi mở có ý nghĩa, ví dụ hỏi về mối liên quan cá nhân với mục đích cuộc họp này và yêu cầu mọi người trả lời nhanh. Việc này giúp đạt được mục đích hâm nóng và kết nối trong khi tạo ra không gian an toàn cho mọi người bày tỏ. Câu hỏi ví dụ: “Tuần rồi bạn đã tự hào về việc gì mình đã làm được ?”, “Hàng ngày bạn luôn làm gì để tạo động lực cho mình ?”, “Ngày hôm nay bạn biết ơn về điều gì ?”, “Bạn làm gì để không buồn chán trong thời gian này ?”. Lưu ý một cuộc họp chủ yếu về các vấn đề kỹ thuật thì ý tưởng này không phù hợp lắm.
- Hãy sáng tạo: Nếu bạn có phần mềm viết bảng hay một app tương tự để cùng nhau động não hay nêu ý tưởng, có thể cùng nhau chơi gì trên đó một tí trước khi bắt đầu vào công việc. Ví dụ, yêu cầu mọi người cùng nhau vẽ một con voi, nếu dùng giấy note thì hãy viết xuống đồ ăn mình ưa thích, rồi nhóm chúng lại thành các món ăn liên quan. Các công cụ phần mềm bảng có trong Zoom, hay dùng Google Jamboard, Whiteboardfox, Groupboard, Conceptboard, Twiddla, Miro, Ziteboard hay dùng một văn bản chia sẽ nhờ Google Drive hay Microsoft 365.
- Hãy hỏi mọi người mô tả cảm xúc hiện tại của mình bằng một biểu tượng Emoji bằng phần mềm Emoji Maker, rồi dùng các các từ khóa miêu tả cảm xúc này làm thành các đề tài để thảo luận theo nhóm tiếp theo.
Thủ thuật số 6: Kéo mọi người tham gia
Bạn tạo ra một nhóm cho một mục đích nào đó. Nhóm này sẽ dùng tất các các kỹ năng của từng thành viên và các nguồn lực khác được cung cấp để đạt được mục đích đề ra. Hãy khen ngợi tài năng của các thành viên xuất sắc: Giao cho họ vai trò dẫn dắt trong cuộc họp.
Nếu bạn có sử dụng các công cụ phần mềm đề cập ở trên, bạn có thể cho họ dùng để thực hiện mỗi bước đi trong tiến trình bạn đã đề ra. Làm thế nào cụ thể thì tùy vào múc đích và nội dung họp của bạn, nhưng nhớ lưu ý các điểm sau:
- Nếu mục đích của bạn là bàn về một đề tài nào đó, thì cuộc họp sẽ có hiệu quả hơn nếu chỉ phân cho một nhóm nhỏ.
- Nếu bạn nhắm đến việc đào tạo, huấn luyện cho nhân viên cái gì đó, họ nên học bằng cách áp dụng nó vào thực tế, đặc biệt là khi huấn luyện về kỹ năng.
- Nếu là buổi họp về công việc, động lực và năng suất sẽ tăng lên đáng kể trong một nhóm nhỏ. Mọi người dễ dàng chú ý và tạo cảm hứng từ người khác hơn trong một nhóm nhỏ, cũng như cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẽ về một khó khăn hay nhờ sự giúp đỡ từ người khác.
Sự tích cực tham gia của mọi người là nền tảng cho cảm giác thành công của mỗi cá nhân. Và bạn, người chủ trì phiên họp, cũng sẽ thấy thế. Tuy nhiên một chủ tọa phiên họp bị quá tải là một chủ tọa kém, do đó hãy làm sao để mọi người tham gia cùng tạo nên nội dung cuộc họp, không phải chỉ mỗi bạn.
Thời đại số hiện nay cung cấp hàng loạt công cụ dùng để cộng tác làm việc qua mạng như đã nói ở trên, nhưng dù nếu mục đích của bạn không phải là cùng nhau động não hay soạn thảo một văn bản (một bản kế hoạch chẳng hạn), thì vẫn luôn hữu ích khi bạn dùng các hoạt động này để làm các thành viên tham gia luôn tập trung vào cuộc họp online.
Ví dụ từ một lớp học trực tuyến môn Vật lý: Học sinh được yêu cầu tìm hiểu về điện áp của các thiết bị điện gia dụng khi học về điện. Vì thấy học sinh có vẻ mệt mỏi, người thầy bèn bày ra một cuộc thi: ai có thể tìm được nhiều thông tin nhất trên các thiết bị điện trong vòng 10 phút. Tất cả học sinh nháo nhào đi tìm đồ điện trong nhà và học sinh thắng cuộc tìm được đến 24 thông tin khác nhau.
Thủ thuật số 7: Tạo kết nối tối đa trong nhóm nhỏ
Nhóm nhỏ có thể làm gia tăng sự tích cực, cảm giác thoải mái khi nói lên ý kiến trong khi vẫn duy trì sự hiệu quả và năng suất. Từ đó hãy đứng ở vị trí người tham gia để thiết kế lịch trình và nội dung buổi họp mà bạn làm chủ tọa hay tổ chức.
Làm thế nào để chia một nhóm lớn thành các nhóm nhỏ ? Sử dụng các phòng Breakout Room trong Zoom, hay các công cụ như Unhangout của MIT hay Qiqochat.
Thủ thuật số 8: Các nguyên tắc trong nhóm nhỏ
Một nguyên tắc quan trọng trong truyền thông số: Ít là nhiều. Dựa trên kinh nghiệm của nhiều người, chúng ta có thể đề xuất các phương án sau để gia tăng mức độ kết nối:
- Tạo thành các nhóm nhỏ, khoảng 12 người tối đa,
- Tạo các nhóm gồm 3-5 người cho các mục tiêu khó nhằn nhất.
- Cứ mỗi 1h thì có một đợt nghỉ giải lao giữa giờ (vì kéo dài hơn mọi người sẽ mất tập trung do bản chất sinh học của cơ thể), và cứ họp mỗi 15 -20 phút thì thay đổi hình thức họp, ví dụ chuyển sang thảo luận theo nhóm, làm bài tập, làm công việc nước rút khác, xem video clips,…
- Mỗi phiên họp nên ngắn: Cao nhất là 45 phút cho thảo luận hay trình chiếu slides, và cao nhất là 1h cho công việc khác, làm bài tập, học nâng cao kỹ năng. Nếu cần phải họp dài hơn, thì cần nhiều thời gian nghỉ giải lao hơn.
- Một mục tiêu cho một phiên họp: Sử dụng mỗi phiên họp cho mỗi mục tiêu, đừng nhét nhiều mục tiêu vào trong một phiên họp.
Thủ thuật số 9: Sức mạnh của câu chuyện
Không có gì tác động mạnh hơn một câu chuyện hay. Các câu chuyện về cá nhân, chuyện ngụ ngôn, chuyện vui, … đều okela. Một số kinnh nghiệm tham khảo:
- Sử dụng các video ngắn để minh họa và khái quát bài học sử dụng phụ đề như ở phim vậy. Cũng có thể tần dụng video như một cách nghỉ giải lao tích cực. Bạn có thể tìm kiếm rất nhiều câu chuyện hay ở YouTube, ví dụ như ở đây
- Hãy chuẩn bị một câu chuyện hay mời người tham gia kể chuyện.
- Hãy chia sẽ nội dung câu chuyện trước cho mọi người dưới dạng video hay một trang tóm tắt.
- Một người dẫn chương trình giỏi còn có thể làm hơn thế: Xây dựng cuộc họp theo một cấu trúc câu chuyện.
Bạn có thể vận dụng mô típ câu chuyện truyền thuyết về người anh hùng vốn là người bình thường xung phong đi tiêu diệt một kẻ thù hung tợn phi thường, chàng giành chiến thắng vang dội, và trở về làng với những khả năng diệu kỳ mới (tiếng Anh gọi là câu chuyện Hero’s Journey). Ví dụ chuyện cổ tích Thạch Sanh – Lý Thông, Thánh Gióng, … Bạn có thể rút ra những bài học gì qua mỗi giai đoạn của câu chuyện? Hãy tường thuật câu chuyện theo cấu trúc của buổi họp. Ví dụ tận dụng phần check-in và check-out để biểu thị thời điểm khởi hành và kết thúc câu chuyện so với thế giới thực tại.
Bạn có thể vận dụng mô típ câu chuyện truyền thuyết về người anh hùng vốn là người bình thường xung phong đi tiêu diệt một kẻ thù hung tợn phi thường, chàng giành chiến thắng vang dội, và trở về làng với những khả năng diệu kỳ mới (tiếng Anh gọi là câu chuyện Hero’s Journey). Ví dụ chuyện cổ tích Thạch Sanh – Lý Thông, Thánh Gióng, … Bạn có thể rút ra những bài học gì qua mỗi giai đoạn của câu chuyện? Hãy tường thuật câu chuyện theo cấu trúc của buổi họp. Ví dụ tận dụng phần check-in và check-out để biểu thị thời điểm khởi hành và kết thúc câu chuyện so với thế giới thực tại.Thủ thuật số 10: Sử dụng hình ảnh
Vì chúng ta nhiều lần nhắc đến việc tận dụng hình ảnh hay video ở trên, chúng ta cũng nên biết rằng chúng giúp tạo tác động tích cực đến động lực người tham gia họp trực tuyến. Hình ảnh càng mang lại cảm xúc thì bộ não chúng ta càng tích cực và có động lực cao. Bạn làm điều này như thế nào ?
Khi bạn chia sẽ một bài thuyết trình, hãy đảm bảo nó được thiết kế với nội dung chữ tối thiểu và nhiều hình ảnh hấp dẫn. Tìm kiếm và sử dụng các mẫu thiết kế Powet Point, Google Slides hay các công cụ như Canvas, Design Bold để làm .
Một bức tranh có giá trị bằng ngàn từ nên hãy thêm hình ảnh, biểu đồ, mindmap,… vào file trình bày của bạn. Nó sẽ giúp bạn chuyển tải thông điệp một cách hiệu quả, hấp dẫn và dễ hấp thụ, từ đó duy trì sự tập trung và động lực của người nghe.
Đặc biệt bổ ích khi bạn sử dụng hình ảnh để tóm tắt các kết quả đạt được ở các giai đoạn của tiến trình cuộc họp (trước đó bạn đã làm theo Thủ thuật số 4). Sau mỗi bước đi đã hoàn thành, hãy đưa ra một hình ảnh hay biểu đồ đánh dấu kết quả đã đạt so với mục đích cuối cùng. Cảm giác hài lòng về bản thân và tập thể do các tiến bộ đạt được sẽ tạo ra động lực giúp người tham gia chuyển sang bước đi tiếp theo một cách hứng khởi.
Thủ thuật số 11: Khen thưởng vào cuối hành trình
Tiếp tục sử dụng hình ảnh minh họa, bạn có thể bày tỏ lòng biết ơn, và quan trọng hơn là bạn giúp người tham gia cảm thấy mình được tưởng thưởng và buổi họp rất bổ ích. Chúng tôi có hai gợi ý:
- Dùng các công cụ để ghi nhận những thành tựu của mỗi cá nhân trong cuộc họp online. Với công cụ họp trực tuyến của VietApps, đó là Leader Board, một bảng tóm tắt mọi hoạt động của từng thành viên và số điểm thưởng họ có được. Điều này đặc biệt hữu dụng trong các sự kiện như đào tạo, huấn luyện. Nó ít tác dụng hơn trong các cuộc họp thảo luận. Tuy nhiên ai cũng thích được thấy mình có kết quả cao nên sự kiện nào cũng có thể xài được.
- Khen thưởng người tham dự các món quà có giá trị, ví dụ một phiếu giảm giá cho khóa học sau, một vé xem phim, phiếu mua hàng, thuê bao Netflix hay Spotify,… Điều này có thể kích thích sự nỗ lực của người tham gia cũng như giúp doanh nghiệp tiếp tục kết nối với người tham gia về sau, làm tăng nhận dạng thương hiệu (Thủ thuật số 3)
Chúng tôi hy vọng giúp được cho bạn, nhà tổ chức sự kiện online hay người dẫn chương trình, chủ tọa cuộc họp có được nhiều thông tin để giúp sự kiện trực tuyến sắp tới của bạn thêm thú vị và thành công !
Dịch theo tác giả Karl và Antonnis của MyTrainer
Bài liên quan:
– 10 chiến thuật hiệu quả để gia tăng số người tham gia webinar
– Nghệ thuật sử dụng trò chơi trong hội chợ – triển lãm
– Event Mobile App có cần cho một sự kiện không ?
– Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện – Phần 1 và Phần 2