Chúng ta đang trải qua thời kỳ khó khăn Covid-19 và các sự kiện đều phải tổ chức online, do đó cần phải làm sao cho các buổi gặp gỡ online này giúp kết nối mọi người, trở nên thú vị và có kết quả gần bằng các sự kiện live hay offline thông thường. Chúng tôi đã tìm đọc các blog của các chuyên gia và thu hoạch được một số lời khuyên hay ý tưởng có thể bạn, nhà tổ chức sự kiện hay người chủ trì sự kiện online cũng cần đến như sau:
Vấn đề hay gặp: Các cuộc họp thông thường không thể chuyển sang họp online một cách máy móc vì các quy tắc giao tiếp ở môi trường mạng sẽ rất khác với gặp mặt trực tiếp. Nếu không biết điều chỉnh đúng, cuộc họp online sẽ dẫn đến hỗn loạn, làm mất hứng thú và sẽ dẫn tới không hiệu quả.
Giải pháp: Đưa vào các hoạt động giả lập như trò chơi trong sự kiện trực tuyến (hay trò chơi hóa – tiếng Anh: gamification). Một số kiến thức cần thiết để cho các nhà tổ chức sự kiện, người chủ trì – dẫn chương trình, diễn giả, nhà quản lý, bộ phận Nhân sự tổ chức, … nắm bắt và vận dụng vào thực tế của mình được chia thành các nội dung sau:
– Các nguyên tắc tổ chức trò chơi hóa trong sự kiện trực tuyến
– Các khó khăn hay gặp của sự kiện trực tuyến
– Tại sao khó tập trung hơn khi tham gia họp trực tuyến
A. Các nguyên tắc tổ chức trò chơi hóa trong sự kiện trực tuyến:
1. Xây dựng mục tiêu họp hành rõ ràng: Chia nhỏ mục tiêu để xây dựng thành các hành động cụ thể. Tất cả người tham gia đều nắm được các thông tin này.
2. Tận dụng các cơ hội tương tác, chia sẻ với nhau: Tạo bầu không khí ấm cúng, gần gũi trong các giai đoạn mở đầu, kết thúc cuộc họp, làm nóng không khí họp, chia sẽ nhau về cá nhân, gia đình, khó khăn, niềm vui, …
3. Định kỳ thay đổi hình thức họp hành: Mệt mỏi và mất tập trung là kẻ thù của họp online. Do đó cần thay đổi các hình thức họp thường xuyên, ví dụ chuyển từ họp toàn thể sang họp theo nhóm nhỏ, cùng nhau làm việc trên một tài liệu nào đó, xem video clips, nghỉ giải lao giữa giờ, …
4. Kể chuyện: Sử dụng một câu chuyện để dẫn giải các nội dung quan trọng, hoặc để học hành, hoặc chỉ để mọi người giải trí và thư giản.
5. Bầu không khí thành công: Sử dụng hình ảnh để đánh dấu các tiến bộ hướng về mục tiêu ở mục 1. Tổ chức ăn mừng nho nhỏ cho mỗi công việc hoàn thành. Ví dụ sau khi thống nhất xong kế hoạch kinh doanh quý tới, mời mọi người nâng ly, ly gì cũng được, với nhau qua mạng.
6. Ít tốt hơn nhiều: Số lượng người họp nhỏ, thời gian họp ngắn lại, ít nội dung cần bàn luận,… giúp tăng hiệu quả và mang lại kết quả tốt hơn các cuộc họp đông người, kéo dài cả ngày.
7. Luôn khen thưởng, tuyên dương các nhân viên tích cực nhất trong cuộc họp (phát biểu nhiều, hỏi nhiều, bình luận nhiều, post nhiều,…). Đánh giá cao công sức của nhân viên sẽ giúp họ vui vẻ tham gia các cuộc họp lần sau hơn. Tính năng Leader Board của VietApps giúp bạn quản lý việc này một cách dễ dàng.
B. Các thách thức của hội họp trực tuyến:
Rất nhiều người thấy họp trực tuyến rất khó khăn, dễ gây bực mình và buồn chán.
Hơn nữa, các yếu tố sau đây còn dẫn tới cách nhìn khá tiêu cực về nó:
1. Thiếu tập trung: Trong một cuộc họp online, thật là bực mình khi người này đang nói thì người khác đang trả lời email hay lướt Web. Từng có người bị webcam cho thấy họ đang lắp ráp đồ nội thất hay nấu ăn trong một cuộc họp trực tuyến! Mức độ tập trung vào màn hình webinar là thấp, đặt biệt khi có thể tìm kiếm rất nhiều thông tin tương tự từ việc lướt Web.
2. Khó khăn về kỹ thuật: Kết nối kém hay chậm, loa bị nhiễu, bị tiếng vọng do người khác để mở microphone hay xài loa ngoài, video bị treo, không log-in vào được do quên mật khẩu, máy tính bị treo, … Những rào cản kỹ thuật này hay xảy ra khi họp trực tuyến, do đó khâu chuẩn bị, kiểm tra, chạy thử cũng như khuyến khích, động viên mỗi người là rất quan trọng.
3. Thiếu khả năng biểu đạt phi ngôn ngữ: Khi nói chuyện trực tiếp với nhau, chúng ta có những cách thức, nhiều khi vô thức, nhưng diễn tả được thái độ hay mong muốn của mình cho người nói. Cử chỉ, điệu bộ, khuôn mặt là những cách thức giao tiếp không lời giúp chúng ta thông tin cho người khác. Vì vậy, nếu diễn giải không biết tận dụng ngữ điệu lời nói cộng với một khuôn mặt nhiều biểu cảm, người bên kia có thể khó nắm bắt hay hiểu sai ý của người nói.
Ngoài ra, vẫn còn có những thách thức khác như trong mọi cuộc họp, nhưng trở nên khó khăn hơn đối với họp trực tuyến là:
4. Thiếu sự tổ chức và chỉ huy: Cần phải có một chương trình họp rõ ràng cho cuộc họp trực tuyến. Thông thường sẽ có một người chủ trì điều hành cuộc họp, họ sẽ hướng dẫn mọi người tuân thủ chương trình đề ra và đảm bảo việc thảo luận diễn ra một cách hài hòa, ai cũng được phát biểu trong thời gian cho phép.
Thỉnh thoảng vẫn xảy ra trường hợp “quá ít hay quá nhiều”: Một số người cảm thấy thiếu tự tin và rất ít phát biểu, trong khi đó có người lại nói nhiều đến mức không tự dừng được. Chủ tọa cần khéo léo cắt tiếng (mute) người này để cho người khác có cơ hội nói ra, đồng thời chat 1-1 với người nói nhiều đó đề nghị họ nếu ý kiến còn lại bằng chat hay email sau để họ khỏi phật ý mà bỏ cuộc ;-(
C. Một chút lạc đề tí xíu sang lĩnh vực sinh học: Tại sao họp trực tuyến lại khó tập trung hơn ?
Con người giao tiếp nhau bằng cả cơ thể của mình, nhiều nhóm cơ nhỏ và các cơ quan thần kinh, nhiều giác quan của chúng ta cũng tham gia một cách tự động vào cuộc nói chuyện mà chúng ta không hề để ý. Đó là lý do chúng ta lên giọng, đỏ mặt, lắc đầu, nhíu mày, chớp mắt, khoanh tay, chống cắm, … khi nói chuyện.
Không may là trong cuộc gặp online, chúng ta rất khó nhận biết được các tín hiệu cơ thể này hơn bình thường vì do những giới hạn về công nghệ truyền hình ảnh qua mạng Internet: độ trễ của hình ảnh/âm thanh, độ phân giải thấp của hình ảnh (rất khó nhận biết các chớp mặt, nhíu mày, nhếch môi,…), hình ảnh thiếu sáng hay mất nét, không thấy được cả thân người nói trong hình, âm thanh không trung thực, âm thanh hay hình ảnh bị nhiễu,…
Bí quyết nhỏ: Các thông điệp bạn đưa ra cần phải rõ ràng và dễ hiểu. Lịch trình làm việc phải được phổ biến cho mọi người trước. Tuân thủ các quy tắc đề ra để hạn chế xung đột và đề cao tính tổ chức. Có thể dùng thêm việc khoa tay để tăng mức độ biểu cảm trong nói chuyện qua video.
Thiếu kết nối và “mơ ban ngày” trong hội họp trực tuyến:
“Mơ ban ngày” là trạng thái hay xảy ra với những người tham gia cuộc họp một cách thụ động, khi đó đầu óc họ trôi nỗi sang chuyện khác không liên quan gì đến cuộc họp đang diễn ra cả. Điều này không phải là do họ cố ý làm thế mà diễn ra một cách tự nhiên về mặt sinh học, khi đầu óc chúng ta không thấy có một nhiệm vụ rõ ràng nào để tập trung vào. Khi cuộc nói chuyện thiếu sự rõ ràng, không biết đi đến đâu, hoặc quá khó hiểu thì đầu óc chúng ta sẽ tự giải phóng nó ra khỏi cuộc nói chuyện. Mỗi khi bạn đã lạc nhịp trong một cuộc nói chuyện phức tạp, rất khó để bạn quay lại sự tập trung và bắt kịp mọi người.
Giải pháp cho vấn đề này: Mục tiêu rõ ràng, kiểm soát thời gian biểu chặt chẽ, chỉ một người phát biểu tại một thời điểm, tổ chức nhiều phiên họp ngắn có nghỉ ngơi ở giữa. Tận dụng tương tác mạng xã hội để lập lại mục đích và tiến độ của cuộc họp để thúc đẩy gắn kết và gia tăng mức tập trung.
Tóm lại, game hóa cuộc họp là cách giúp bạn làm các sự kiện trực tuyến trở nên hấp dẫn và hiệu quả. Chúc bạn thành công! À chút nữa thì quên 😉 Bạn cũng nhớ theo dõi các loạt bài có liên quan sau trên Blogs của VietApps nha:
– 11 thủ thuật để có cuộc họp online thành công và vui vẻ
– 10 chiến thuật hiệu quả để gia tăng số người tham gia webinar
– Nghệ thuật sử dụng trò chơi trong hội chợ – triển lãm
– Event Mobile App có cần cho một sự kiện không ?
– Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện – Phần 1 và Phần 2
Dịch theo tác giả Karl và Antonnis của MyTrainer. Ảnh chủ đề của Lucie Liz, Ketut Subiyanto và Andrea Piacquadio trên Pexels.com