Sự kiện trực tuyến là gì? – Event Software Provider

Bài này giới thiệu chung về sự kiện trực tuyến hay sự kiện ảo, hay online, một phương thức thay thế các sự kiện thông thường vốn không thể tổ chức được do đại dịch COVID-19 vẫn hoành hành khắp nơi trên thế giới và ngay cả tại Việt Nam chúng ta.

Sự kiện trực tuyến là nơi một nhóm người tương tác trực tuyến với nhau cho các mục đích giao thương, học hỏi hay kết nối doanh nghiệp. Sự kiện trực tuyến mô phỏng sự kiện thông thường trên một môi trường ảo. Với hạ tầng Internet tốc độ cao và công nghệ di động 5G sắp phổ biến, đây là phương thức tổ chức sự kiện của tương lai và sẽ ngày càng phổ biến.

Khác biệt chính giữa sự kiện trực tuyến và thông thường là gì?

Dĩ nhiên là ai cũng nhận biết các khác biệt giữa hai loại sự kiện này. Nhưng nhiều khác biệt đó ngày càng giảm dần đi. Sau đây là các khác biệt lớn nhất:

Khác biệt rõ ràng nhất đó là sự tương tác giữa các bên tham gia sự kiện và cũng là nơi các công nghệ khác nhau đang cố gắng san bằng sự khác biệt. Khu vực giao thương, gian hàng triển lãm, phòng họp riêng, … đều có thể tổ chức trên không gian ảo. Đơn vị triển lãm có thể thay đổi các banner gian hàng và gửi tài liệu sản phẩm cho người tham gia dễ dàng.
Khác biệt về khoảng cách địa lý: Với sự kiện ảo, người tham dự có thể ngồi ở bất cứ góc nào của Trái Đất này vẫn tham gia được. Đây là một lợi thế lớn của sự kiện ảo.
Về ngân sách: Sự kiện trực tuyến rõ ràng là tiết kiệm hơn sự kiện thông thường rất nhiều. Nhưng đối với bất cứ loại hình sự kiện nào, trực tuyến hay trực tiếp, càng đầu tư thì hiệu quả mang lại càng lớn.
Để đối phó với khủng hoảng do COVID-10 gây ra, ngành tổ chức sự kiện đã có nhiều phát kiến mới trong việc tổ chức và quản lý công nghệ sự kiện trực tuyến. Các nhà tổ chức cũng đang bắt đầu thu phí tham gia sự kiện trực tuyến thay vì miễn phí vì họ tự tin vào hiệu quả mang lại cho các bên tham gia. Điều này cũng làm nhà tài trợ thay đổi quan điểm tiêu cực về sự kiện ảo vì họ thấy có thể tiếp cận được đúng đối tượng khách hàng khi tham dự.
Cuối cùng đó là sự thay đổi nhận thức của mọi người. Nhiều người trẻ tuổi bắt đầu thích các sự kiện trực tuyến vì tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại, ăn ở cho họ.

Các loại sự kiện trực tuyến:

Như sự kiện thông thường, sự kiện trực tuyến cũng có nhiều hình thức khác nhau. Đó là nguyên nhân để các hạ tầng tổ chức sự kiện ảo cung cấp rất nhiều mô đun khác nhau để khách hàng lựa chọn tùy theo loại hình sự kiện. Một số thể loại sự kiện ảo chính bao gồm:

Triển lãm – Hội chợ ảo: Nơi để các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình.
Hội nghị – Hội thảo ảo: Các cuộc gặp gỡ của các cá nhân chung ngành nghềhay cùng nhu cầu nào đó.
Huấn luyện – Đào tạo từ xa: Nơi tổ chức các khóa học hay huấn luyện.
Gặp gỡ – Kết nối trực tuyến: Một nơi để các thành viên của tổ chức, doanh nghiệp hay hiệp hội gặp gỡ nhau.
Hội chợ việc làm – Tuyển dụng ảo: Nơi gặp nhau giữa nhà tuyển dụng và người đi tìm việc.

Lập kế hoạch cho một sự kiện ảo

Khi các cuộc gặp gỡ trực tiếp bị hạn chế trong thời buổi COVID-19, ngành tổ chức sự kiện chủ yếu dựa vào các sự kiện trực tuyến. Để một sự kiện trực tuyến thành công thì đòi hỏi nhà tổ chức phải lên một kế hoạch tổ chức đúng đắn, bao gồm các nội dung sau:

Tiếp thị sự kiện ảo: Không giống như sự kiện thông thường, sự kiện ảo diễn ra ở không gian mạng. Do đó bạn không thể sử dụng tờ rơi, băng rôn căng giữa đường hay bảng biểu tại địa điểm tổ chức. Bạn cần sử dụng các công cụ tiếp thị số để tìm kiếm đúng đối tượng tham gia.
Quản lý sự kiện ảo: Sự kiện ảo là sự hiện diện trên không gian số ở nhiều kênh khác nhau. Dù trên mobile app, trên website, YouTube hay trên các nền tảng liệt kê danh mục sự kiện, bạn cần công cụ để quản lý tập trung theo thời gian thực cho các kênh này.
Thương mại hóa sự kiện ảo: Để có nguồn tài chính hay doanh thu cho việc tổ chức sự kiện, bạn có thể xem xét bán quyền tài trợ hay triển lãm cho các doanh nghiệp, hay bán vé truy cập cho người tham gia. Ngoài ra bán banner quảng cáo trong mobile app, website, và tài liệu số gửi người tham dự. Một chiến lược thương mại hóa đúng đắn có thể thu được nguồn tiền từ trước khi diễn ra, trong khi diễn ra và sau khi kết thúc của sự kiện ảo.

Tương lai của sự kiện ảo:

Nhiều chuyên gia cho rằng sự kiện ảo sẽ là song hành với các loại sự kiện thông thường trong tương lai gần. Trong khi sự kiện thông thường vẫn sẽ diễn ra do khả năng kết nối mọi người tốt của nó, sự kiện ảo sẽ không còn đóng vai phụ nữa mà có vai trò bổ sung và mang lại nhiều trải nghiệm thú vị cho các bên tham gia.

Làm thế nào để trở thành nhà tổ chức sự kiện ảo thành công ?

Bạn phải thay đổi mình để trờ thành nhà tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp. Bạn phải hiểu biết và nắm bắt được các công nghệ sự kiện mới nhất trong việc tổ chức các sự kiện trực tuyến. Tức là bạn có thể tư vấn và giúp khách hàng lựa chọn các hạ tầng, công cụ hay phần mềm để sự kiện trực tuyến đảm bảo thành công. Sau đây là một vài điểm gợi ý cho bạn:

Các tính năng cơ bản cần có: Bầu chọn trực tuyến, Lịch hội thảo hay họp hành, Ghi lại sự kiện, Q&A, Diễn đàn, Tài liệu cho khách, Giơ tay phát biểu, Chat 1-1, Chia sẻ màn hình.
Công cụ quản lý sự kiện tập trung với các chức năng tiếp thị, quản lý và thương mại hóa.
Công cụ thu tập dữ liệu, phân tích và đưa ra quyết định.
Hạ tầng tổ chức có nhiều lựa chọn mô đun và khả năng chỉnh sửa theo yêu cầu.
Các công cụ quản lý nội dung, thông tin khách hàng và truyền thông.
Có website và mobile app dành cho sự kiện là lợi thế lớn.

Hy vọng bạn có được một số kiến thức cơ bản về sự kiện trực tuyến sau ki đọc qua bài này. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công !

Ảnh của Alexandra_Koch trên Pixabay.

Bài liên quan: