Dùng công nghệ để làm tăng trải nghiệm người tham gia sự kiện

Event networking

Có nhiều lý do để một cá nhân hay công ty tham gia một sự kiện nào đó. Một trong các lý do chính là để kết nối với người khác, doanh nghiệp khác. Mọi người đều muốn bàn về ý tưởng kinh doanh của mình hay tiếp thị ý tưởng của mình tại sự kiện thì kết nối với nhau là cách tốt nhất.

Nhưng cần làm thế nào để dễ dàng kết nối tại sự kiện của bạn? Sự kiện của bạn là thành công nếu càng có đông người tham gia, nhưng làm thế nào tối ưu hóa trải nghiệm người tham gia tại sự kiện ?

Ứng dụng công nghệ là câu trả lời bạn thường xuyên nghe được cho câu hỏi này. Với những tiến bộ đã đạt được sau nhiều năm, công nghệ sự kiện thật sự đã làm cuộc cách mạng trong ngành sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện bây giờ có trong tay vô số công cụ để giúp họ làm mọi thứ tốt hơn.

Hãy xem các công cụ đó là gì nào !

1. Công cụ kết nối sự kiện (Event Networking Platform):

Công cụ giúp xây dựng cộng đồng cho một sự kiện. Người tham dự không những có thể xem danh sách các diễn giả hội thảo và người tham dự khác tại sự kiện mà còn có thể đặt lịch hẹn gặp trực tiếp, kết bạn và đăng bài trên trang của họ, chia sẽ hình ảnh tại sự kiện, nắm bắt các thông tin thời sự của sự kiện,… bằng cách sử dụng các tính năng của công cụ này.

Tính năng chat trong app cho phép bạn làm quen và thảo luận với người tham dự khác. Bạn cũng có thể chat với ban tổ chức, diễn giả, nhà tài trợ, nhà triển lãm,… nếu bạn không thể gặp trực tiếp họ.

Đối với nhà tổ chức sự kiện, sử dụng công cụ này để xây dựng cộng đồng là rất dễ dàng và nhanh chóng. Tất cả mọi thứ từ đăng nội dung gì trên trang mạng xã hội, cho phép những ai có thể xem hồ sơ cá nhân của bạn, thành viên nào được thêm vào,… đều có thể cài đặt và tùy chỉnh được.

2. Trò chơi hóa (Gamification):

Các hoạt động giả lập các trò chơi giúp mọi người gia tăng kết nối với nhau và tham gia tích cực vào sự kiện. Sổ số, bầu chọn, trả lời câu hỏi, và các trò chơi khác sẽ thu hút mọi người tham gia và kết nối với nhau. Các phần thưởng sẽ được trao tặng cho những người tham gia tích cực nhất, có kết nối với nhiều người nhất.

3. Làm quen nhanh (Speed networking):

Kết hợp một cách sáng tạo công nghệ sự kiện với việc gặp gỡ làm quen, đây là một hình thức tổ chức giao lưu, gần giống với các dịch vụ mai mối làm quen tốc độ, giúp người tham gia có cơ hội gặp gỡ nhiều người khác trong thời gian ngắn để trao đổi danh thiếp và tìm kiếm cơ hội hợp tác về sau.

4. Ứng dụng sự kiện (Event mobile app):

Đây là công nghệ ngày càng được sự dụng rộng rãi khắp nơi trên thế giới do độ phổ biến của điện thoại thông minh và chi phí phát triển app ngày càng rẻ. Xem thêm bài  Event Mobile App có cần cho một sự kiện không? Để biết thêm.

5. Mạng xã hội:

Mục đích của mạng xã hội là kết nối mọi người, do đó nó hoàn toàn phù hợp cho sự kiện. Trong tất cả các sự kiện, mọi người luôn đăng hình ảnh, nhận xét lên trang Facebook, Instagram, LinkedIn,… hay trên blog, vlog YouTube của mình. Mọi người chia sẻ hình ảnh mình selfie với các nhân vật nổi tiếng, hay theo dõi các trang của họ để tìm hiểu về sự kiện đang diễn ra. Nhà tổ chức cần thiết lập các trang mạng xã hội của sự kiện để mọi người dễ dàng đăng bài “nóng hổi” của mình ngay tại sự kiện.

6. Địa điểm tổ chức sự kiện:

Địa điểm tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút người tham gia. Vị trí của địa điểm là yếu tố quan trọng không những đối với nhà tổ chức sự kiện mà còn với diễn giả, người nổi tiếng, nhà tài trợ, nhà triển lãm,… Cần nhiều nỗ lực để tìm được một địa điểm có chi phí trong ngân sách cho phép, có đầy đủ hạ tầng, phương tiện cho sự kiện, đáp ứng được số lượng người tham dự mong muốn.

Ở các thành phố lớn như HCM hay Hà Nội, việc tìm kiếm một địa điểm tổ chức có không gian phù hợp, có nhiều dịch vụ công thêm, có chỗ đỗ xe, đi lại thuận tiện ít ách tắc,…là một thách thức lớn. Các công cụ phần mềm giúp tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện sẽ là công cụ thiết yếu của nhà tổ chức. Các công cụ cũng giúp sàng lọc người đăng ký một cách tự động, đảm bảo số chỗ được lấp đầy bởi những người mà sự kiện đang nhắm tới.

7. Các hoạt động theo nhóm:

Các hoạt động theo nhóm giúp làm tan đi không khí e dè, ngại ngùng ban đầu như nghỉ giải lao giữa giờ, tea-break, ăn trưa hay ăn tối, hội thảo bàn tròn, các cuộc thi đăng ảnh trên Facebook, chụp ảnh chung, … là những cách tuyệt vời để mọi người làm quen và kết nối với nhau. Công nghệ Thực tế ảo -Virtual Reality cũng được nhiều sự kiện ứng dụng để làm tăng sự hấp dẫn của các hoạt động này. Ngoài ra, nếu có app sự kiện, bạn có thể xây dựng các đề tài nhỏ để những người có chung mối quan tâm tham gia thảo luận, từ đó kết nối được với nhau.

8. Thu hút nhiều diễn giả nổi tiếng:

Nhiều người đến sự kiện với mục đích chính là để gặp gỡ hay nghe các diễn giả mà mình hâm mộ phát biểu, trình bày tại sự kiện. Do đó mời được nhiều diễn giả nổi tiếng với những bài thuyết trình chất lượng cao là điều mà mọi nhà tổ chức sự kiện nhắm tới. Khi đã mời được các diễn giả như ý rồi, nhà tổ chức còn phải làm sao cập nhật và quảng bá sự có mặt của họ trên website sự kiện, app sự kiện, trang Facebook, và các phương tiện truyền thông khác để thu hút nhiều người tham dự.

Tóm lại, nếu bạn là nhà tổ chức sự kiện luôn cập nhật công nghệ, bạn sẽ biết cách dùng công nghệ gì để làm sự kiện của mình trở nên nổi bật và thành công. Và người tham dự sự kiện của bạn sẽ có cái để mà trả lời khi có ai đó hỏi “Sự kiện ấy có gì mới ?”.

 

Bài liên quan:

– 10 xu hướng sự kiện 2020 sẽ phát triển tại Việt Nam

Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on telegram
Telegram

Các bài khác