Tiếp theo bài “Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện (Phần 1)”, chúng tôi xin mời bạn đọc tiếp một số thách thức khác của nhà tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
Là một nhà tổ chức sự kiện hay là chủ sở hữu sự kiện, hẳn là chúng ta luôn muốn sự kiện của mình được thành công, được các bên tham dự đánh giá cao về tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó là sự kiện tạo ra giá trị lớn cho phía nhà tài trợ, từ đó thu hút được họ đồng hành với nhà tổ chức ở các sự kiện sau.
Trước đây, khi ngành công nghiệp sự kiện còn mới, các sự kiện tổ chức không nhiều và quá dày đặc. Nhưng ngày nay, các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện để quảng bá sản phẩm mới, để ra mắt thương hiệu hay công ty, để tri ân khách hàng và đối tác, liên kết kinh doanh theo ngành nghề hay lĩnh vực hoạt động, …và nhiều lý do khác nữa. Do sự kiện có hiệu quả quảng bá và tiếp thị cao cũng như tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh cho đơn vị tổ chức sự kiện, nên việc tổ chức sự kiện định kỳ trở thành một phần của chiến lược tiếp thị của nhiều công ty hay tập đoàn lớn tại Việt Nam. Xu thế này tạo ra nhiều nhiều cơ hội kinh doanh cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và các đơn vị cung cấp các dịch vụ cho sự kiện, thường là các công ty quảng cáo hay truyền thông, và cũng như mang lại nhiều thách thức cho họ. Một vài thách thức trong số đó là:
1. Quảng bá sự kiện:
Đó là việc giúp đơn vị sở hữu sự kiện làm tiếp thị và quảng bá để thu hút người tham dự đến sự kiện. 
Việc này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải sử dụng các công cụ tiếp thị khác nhau, từ phương thức thông thường như quảng bá trên báo chí, TV hay radio, gửi thư mời theo đường bưu điện đến các công cụ tiếp thị số như gửi email, nhắn tin di động (SMS), sử dụng các trang mạng xã hội Facebook, Youtube, Instagram, v.v. Điều trở ngại ở đây là bạn không thể chỉ dùng một kênh tiếp thị duy nhất, nhưng có quá nhiều kênh tiếp thị cần quản lý cùng lúc và việc quản lý làm sao để tất cả các kênh đều truyền tải một thông điệp thống nhất, thông tin về sự kiện là như nhau, … là một thách thức lớn. Trong trường hợp một sự kiện có sự thay đổi một thông tin chi tiết nào đó, ví dụ địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức, đề tài và diễn giả, … vốn là điều phổ biến trong thời kỳ hậu COVID-19 như hiện nay, thách thức này càng to lớn hơn.
Giải pháp cho điều này là:
1. Thuê một công ty làm dịch vụ tiếp thị sự kiện chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.
2. Tuyển dụng và xây dựng một bộ phận tiếp thị mạnh.
3. Sử dụng các công cụ tiếp thị số chuyên dụng để giúp tự động hóa cũng như tập trung hóa các hoạt động tiếp thị. Mailchimp, ActiveCampaign, Hubspot, Marketo, GetRespone, … là một trong nhiều công cụ như thế.
2. Tạo khác biệt cho sự kiện:
Tạo sự đổi mới, khác biệt trong sự kiện là điều mà các nhà làm tổ chức sự kiện luôn nhắm tới vì điều này không chỉ giúp các nhà tổ chức chuyên nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh với các đơn vị khác mà còn tăng được tỷ lệ quay lại sự kiện của các bên tham dự. 
Một số ý tưởng đổi mới và tạo khác biệt mà các nhà tổ chức hay làm là:
- Lựa chọn một địa điểm tổ chức mới lạ và độc đáo. Ví dụ chọn một hòn đảo hoang vắng hay tại một công viên nước.
- Mời những nhân vật mới nổi tiếng có nhiều người hâm mộ làm MC hay diễn giả của sự kiện. Ví dụ mời cô đương kim hoa hậu hay diễn viên chính phim bom tấn, ban nhạc thời thượng đang có bài hát ăn khách, các bữa tiệc được nấu bởi đầu bếp vừa đoạt giải Master Chef, …
- Tổ chức những trò chơi hoành tráng và hấp dẫn phỏng theo các gameshow đình đám trên TV.
- Thuê đạo diễn chuyên nghiệp để xây dựng một kịch bản trong đó người tham gia trực tiếp vào nhiều hoạt động chính lẫn bên lề sự kiện một cách liên tục, có tính tương tác và giải trí cao. Ví dụ tổ chức sự kiện dưới dạng một lễ hội festival.
- Mang đến trình diễn tại sự kiện những thành tựu mới nhất về công nghệ, ví dụ robot, AI, công nghệ nhận dạng giọng nói, khuôn mặt, … hoặc chưng bày các tác phẩm nghệ thuật nổi tiếng, các kỷ lục Guinness, …
3. Lựa chọn đối tác cùng tổ chức:
Lựa chọn được các đối tác cung cấp nhân sự, thiết bị, và dịch vụ cho sự kiện có chất lượng với chi phí hợp lý là một thách thức nữa cho nhà tổ chức sự kiện.
Nhu cầu sự kiện tăng kéo theo sự ra đời của hàng loạt công ty làm dịch vụ sự kiện, từ các công ty cung cấp địa điểm tổ chức, cung cấp đội ngũ ca sĩ, MC và tiếp tân, cung cấp dịch vụ nấu ăn, thiết kế và xây dựng nội thất – gian hàng, cho thuê hệ thống giàn giao, âm thanh ánh sáng, đến các công ty dịch vụ hậu cần. Trong bối cảnh các đơn vị này cạnh tranh nhau để chào dịch vụ của họ cho bạn, bạn sẽ hoa mắt trước các báo giá với các khung giá chênh lệch đi kèm những hứa hẹn chất lượng các kiểu không biết đâu mà lần.
Một sự kiện được tổ chức chu đáo có thể bị đổ bể chỉ vì những yếu tố đơn giản, ví dụ giàn loa rú rít khó chịu, hệ thống LED hay LCD tự nhiên dở chứng không chạy, bữa tiệc Gala Dinner không ai muốn chạm đũa vì đồ ăn nguội lạnh,…
Bạn cần chú ý kiểm tra hồ sơ năng lực cả về con người lẫn các sự kiện mà đối tác tiềm năng từng làm, nghe ngóng các đánh giá của người tham dự các sự kiện này trên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội, hỏi ý kiến các chuyên gia trong ngành, … Khi ký hợp đồng với đối tác, bạn cần làm rõ các điều khoản về tiêu chuẩn, phạm vi, quy mô, thời gian, chất lượng, … của dịch vụ cung cấp và có các điều khoản về cách thức đánh giá dịch vụ cung cấp và mức phạt vi phạm hợp đồng đủ lớn.
Chúng tôi hy vọng loạt bài này sẽ giúp các bạn mới bước chân vào con đường trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hạn chế được các sai sót không đáng có trong việc hoạch định và triển khai sự kiện của mình.
Bài liên quan:
– Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện (Phần 1)