Các thông số của địa điểm tổ chức sự kiện, từ diện tích mặt bằng đến giờ giấc mở cửa, sẽ quyết định đến việc hoạch định tổ chức sự kiện của bạn.
Là nhà tổ chức sự kiện, bạn cần nắm bắt nhiều thông tin như số lượng nhà vệ sinh, khoảng cách giữa các khu vực triển lãm và phòng hội thảo, sơ đồ thoát hiểm khẩn cấp, số chỗ đỗ xe, hệ thống điện nước, … Chủ sở hữu hay đơn vị quản lý của địa điểm (ở đây gọi là đơn vị quản lý địa điểm) dĩ nhiên sẽ cung cấp tất cả các thông tin mà bạn cần ở trên, nhưng nếu bạn thiết lập được mối quan hệ đối tác tốt đẹp với họ, mọi thứ sẽ diễn ra trôi chảy hơn.
Mối quan hệ giữ nhà tổ chức và đơn vị quản lý địa điểm là rất đặc biệt. Họ là hai đối tác lớn nhất và có quan trọng nhất trong việc quyết định sự thành công của một sự kiện.
Họ còn có thể giới thiệu cho nhau các cơ hội kinh doanh mới cũng như các nhà cung cấp dịch vụ uy tín khác khi đã có quan hệ khăng khít với nhau.
Đơn vị quản lý địa điểm cũng biết rằng một nhà tổ chức sự kiện xuất sắc sẽ giúp quảng bá hình ảnh và gia tăng giá trị thương hiệu của địa điểm trên các phương tiện truyền thông, từ đó địa điểm của mình càng được nhiều nhà tổ chức khác quan tâm hơn.
Tuy nhiên một nhà tổ chức sự kiện tài năng chưa phải là yếu tố quan trọng nhất đối với đơn vị quản lý địa điểm. Nếu nhà tổ chức có thái độ kẻ cả và thiếu tôn trọng đối tác thì rất khó xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với đơn vị quản lý địa điểm, từ đó sẽ dễ dẫn đến những trục trặc hay sơ suất khi phối hợp giữa hai bên trong một sự kiện.
Chúng ta hãy xem xét nhà tổ chức làm thế nào để xây dựng quan hệ gắn bó với các đơn vị quản lý địa điểm, thúc đẩy họ ngày càng chuyên nghiệp hơn, và giới thiệu thêm nhiều khách hàng cho mình.
1. Có chọn lọc:
Bạn không cần phải làm thân với tất cả các đơn vị quản lý địa điểm. Có được mối quan hệ tốt đẹp với tất cả các đơn vị là điều tuyệt vời, nhưng bạn cần tập trung nỗ lực của mình vào những đơn vị nào có cùng phân khúc khách hàng như của mình thì tốt nhất.
Kiểm tra chất lượng dịch vụ cung cấp và giá cả để xem địa điểm có phù hợp với tập khách hàng của bạn không. Họ phải cùng có chung ý tưởng kinh doanh, loại hình sự kiện và nhóm khách hàng như của bạn. Được đơn vị quản lý địa điểm giới thiệu khách hàng mới cho mình thì rất tốt nhưng bạn làm thế nào nếu khách hàng tiềm năng này không có khả năng chi trả cho dịch vụ cao cấp của bạn hay có những yêu cầu về loại hình sự kiện mà bạn không chuyên làm ?
2. Hãy chuyên nghiệp:
Nếu bạn có tính chuyên nghiệp cao thì bạn dễ thành công hơn vì nhiều đơn vị quản lý địa điểm sẽ đánh giá cách bạn tiếp cận và phối hợp với họ.
Ví dụ, bạn cần đảm bảo với đơn vị quản lý địa điểm rằng bạn có kế hoạch làm việc rõ ràng và chi tiết, có đội ngũ nhân viên chuyên môn cao và chuyên nghiệp, nhân viên được mua bảo hiểm rủi ro và hưởng phụ cấp ngoài giờ khi triển khai thi công tại mặt bằng tổ chức sự kiện.
3. Hợp tác tốt:
Lên kế hoạch tổ chức một sự kiện thành công luôn dễ dàng hơn với một tập thể cộng tác tốt với nhau hơn là các cá nhân chỉ biết làm xong phần việc của mình.
Cha ông ta đã đúc kết “Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Khi bạn hợp tác tốt với đơn vị quản lý địa điểm, bạn đã kết hợp được năng lực của hai đơn vị chuyên nghiệp lại với nhau, từ đó sẽ cùng nhau lên được một ý tưởng tốt hơn cho sự kiện của mình.
Khi hai bên hợp tác thành công một sự kiện đầu tiên, bạn có thể bàn bạc với đơn vị quản lý địa điểm phương thức hợp tác lâu dài và nắm bắt các định hướng khách hàng của họ để để cùng nhau tăng trưởng. Hãy trợ giúp nhau để cùng nhau đi đến thành công một cách lâu dài và bền vững.
4. Hãy thân thiện:
Hai bên làm việc cùng nhau một vài lần chưa chắc là đã quý mến nhau. Bạn hãy tăng cường quan hệ cá nhân với đại diện của các đơn vị quản lý địa điểm mà bạn thấy phù hợp với mình nhất. Cà phê hay ăn trưa cùng nhau, tặng quà nhân dịp lễ Tết hay kết bạn với nhau trên mạng xã hội là những việc nên làm.
Làm nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không có nghĩa bạn biến mình thành robot mọi lúc mọi nơi. Bạn vẫn có thể thân thiện và quảng giao trong khi vẫn giữ được sự chuyên nghiệp trong công việc.
Giới thiệu khách hàng cho nhau là cách gây ấn tượng nhanh nhất, bên cạnh đó bạn cần chú ý đến việc giữ gìn và nuôi dưỡng mối quan hệ cá nhân với đại diện đối tác. Việc này sẽ đem lại lợi ích cho cả hai bên dài lâu.
Với các gợi ý ở trên, chúng tôi hy vọng bạn sẽ xây dựng được mạng lưới các nhà cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện sẵn sàng làm việc và hỗ trợ bạn hết mình dài lâu.
Bài liên quan: Một địa điểm tổ chức sự kiện có dịch vụ trọn gói luôn là lựa chọn tốt nhất