Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thế giới nơi mọi thứ trong cuộc sống đều liên quan đến công nghệ số. Nếu bạn là một nhà tổ chức sự kiện thì việc áp dụng công nghệ đã thay đổi cách bạn lên kế hoạch cho các sự kiện. Công nghệ đã nhanh chóng trở thành yếu tố trung tâm cần thiết để đưa đến một sự kiện thành công. Với việc phổ biến của điện thoại thông minh và máy tính bảng, các ứng dụng cho việc tổ chức và quản lý sự kiện là một công cụ không thể thiếu đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong việc thu hút và kết nối với người tham dự.
Sự quan trọng của một ứng dụng quản lý sự kiện ?
Khi bạn chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức một sự kiên, hội thảo hoặc triển lãm thương mại và lúc đó bạn sẽ tự hỏi liệu một ứng dụng di động có ý nghĩa với bạn trong trường hợp này không. Câu trả lời đơn giản là có!
Ứng dụng quản lý sự kiện sẽ giúp nâng cao nhận dạng thương hiệu, thu hút sự tham gia của người tham dự, nhận phản hồi từ người tham dự tức thì và đồng thời cung cấp thêm các nội dung giá trị gia tăng cho người tham dự. Một ứng dụng cũng sẽ giúp người tham dự tìm kiếm thông về sự kiện một cách dễ dàng, giúp họ tự tùy chỉnh lịch trình và nhận được cập nhật về sự kiện theo thời gian thực. Một nghiên cứu khác gần đây cho thấy 91% các công ty tổ chức sự kiện đã nhận được lợi ích tích cực từ các ứng dụng quản lý sự kiện và 60% các công ty tổ chức sự kiện nói rằng bằng cách áp dụng ứng dụng quản lý sự kiện, họ đã thấy gia tăng số lượng người tham dự.
67% các công ty tổ chức sự kiện cho rằng chi phí có tác động quan trọng nhất đến việc họ có áp dụng ứng dụng quản lý sự kiện hay không. Với việc công nghệ đang trở thành một yếu tố không thể thiếu trong việc thành công của một sự kiện thì điều quan trọng là bạn phải tìm ra ngân sách cho vấn đề này. Nếu ứng dụng tổ chức sự kiện là ưu tiên cao trong danh sách chuẩn bị của bạn thì bạn nên tìm hiểu, nghiên cứu các mô hình giá cả khác nhau phù hợp với ngân sách và tiêu chí của bạn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Sau khi đã xác định được ngân sách cho sự kiện của mình, bạn nên làm việc với nhóm của mình để thảo luận về các mục tiêu. Nhóm sẽ quyết định những tiêu chí chiến lược nào là cần thiết để lên kế hoạch đảm bảo cho sự kiện thành công. Các thảo luận này sẽ xác định những yếu tố chính cần phải có trong một ứng dụng tổ chức sự kiện. Điều quan trọng là bạn phải thảo luận về những tính năng quan trọng đối với nhóm tổ chức sự kiện và đối với người tham dự.
Mục đích của người tham dự cũng khá quan trọng do đó khi thiết kế ứng dụng, bạn cần nhận thức là ứng dụng bạn cung cấp sẽ dành cho người tham dự sự kiện. Những tính năng nào người tham dự sẽ thấy hấp dẫn nhất? Sau khi xác định được các tính năng này bạn tiến hành tham khảo các nhà cung cấp ứng dụng để xác định đúng nhà cung cấp và tránh vượt quá ngân sách.
Khi bạn đã quyết định đầu tư chi phí mua một ứng dụng tổ chức sự kiện nhưng không chắc chắn về các yêu cầu hỗ trợ, bạn cần phải thảo luận với mỗi nhà cung cấp tiềm năng về các chinh sách hỗ trợ của họ cũng như chi phí liên quan đối với các gói hỗ trợ này. Một điều lưu ý là bạn phải đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn được hướng dẫn sử dụng về phần mềm và yêu cầu nhà cung cấp phải có hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại là rất quan trọng khi thực hiện một sự kiện thành công. Nhóm của bạn cũng phải chắc chắn được việc hỗ trợ tại nơi diễn ra sự kiện trong trường hợp người tham dự gặp sự cố với ứng dụng.
Trước khi quyết định đầu tư vào một ứng dụng di động sự kiện, bạn cần khảo sát vị trí tổ chức sự kiện có thể phủ sóng wifi và sóng di động hay không. Điều này sẽ giúp cho các khách hàng tham dự sự kiện có thể tải ứng dụng của bạn một cách dễ dàng.
Trên đây là một vài điều bạn cần xem xét trước khi đầu tư vào một ứng dụng tổ chức sự kiện. Khi bạn đã có một danh sách các yêu cầu của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để thấy được những lợi ích tuyệt vời của việc áp dụng công nghệ vào việc tổ chức và quản lý sự kiện của bạn.