10 xu hướng sự kiện 2020 sẽ phát triển tại Việt Nam

Top ten trends

Bước sang thập niên 2020, cả thế giới đang đối diện với nhiều khó khăn bởi đại dịch cúm toàn cầu COVID-19. Dù vậy, chúng ta cần phải vượt qua khó khăn và phát triển mạnh mẽ hơn. Để thực hiện điều đó, chúng ta, các nhà tổ chức sự kiện, cần lên kế hoạch cho hướng đi của mình như thế nào?

1.Xu hướng “cá nhân hóa” cho người tham dự:

Những người tham dự sẽ có sở thích khác nhau, những nhu cầu tiếp cận các chủ đề khác nhau trong sự kiện và cá nhân hóa là biện pháp tối ưu cho người tham dự có những lựa chọn đúng hướng. Đây sẽ là một trong những xu hướng lớn nhất của năm 2020. Việc cá nhân hóa sự kiện sẽ thu hút người tham dự góp phần thúc đẩy thành công của sự kiện. Có nhiều cách để có thể cá nhân hóa sự kiện:

  • Tuỳ chọn lịch trình tham dự theo sở thích cá nhân tại các hội nghị lớn: Người tham dự sẽ được lựa chọn những lĩnh vực, phiên hội nghị đúng với sở thích và nhu cầu. Tự tạo lịch trình trải nghiệm sự kiện một cách riêng biệt của cá nhân.
  • Gợi ý hoạt động dựa trên dữ liệu: Cùng với nguồn dữ liệu lớn, AI đang tạo ra nhiều cơ hội cá nhân hóa hơn như khả năng tạo lịch trình sự kiện duy nhất cho mỗi người tham dự hoặc cung cấp gợi ý với các sự kiện phù hợp với sở thích gần đó. Ví dụ: là một markerter, bạn sẽ được hướng đến tham sự buổi workshop về xây dựng nội dung sáng tạo.
  • Gửi những nội dung đã được cá nhân hóa: Cá nhân hóa nội dung có thể có nhiều hình thức, một cách đơn giản là bao gồm tên của người tham dự trong email để mang lại cho khách hàng cảm giác được quan tâm.

2. Lên kế hoạch cho Virtual event & Online working

Cùng với tình hình khó khăn của đại dịch toàn cầu COVID-19 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, sự kiện trực tuyến hay từ xa (virtual event) sẽ trở thành xu hướng do có nhiều ưu điểm và dễ dàng triển khai trong giai đoạn hiện nay. Sử dụng Livestream hay tổ chức Video Conference là những dạng online event căn bản nhất. Giờ đây chúng ta có thể sử dụng công nghệ để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến ở những “địa điểm” mà họ chưa bao giờ được trải nghiệm. Để làm được điều đó, bạn cần tham khảo các khoa đào tạo hay chia sẻ về cách thức tổ chức sự kiện trực tuyến để học hỏi cách thức tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công.

Sân khấu ảo của một sự kiện trực tuyến (Nguồn ecovadis)

Ngoài ra, sự tiến triển vượt bậc của công nghệ đã giúp đơn giản hóa việc liên hệ giữa các đối tác dù ở gần hay ở xa. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức các cuộc họp với thành viên trong đội ngũ cũng như khách hàng bằng nhiều công cụ như Skype, Facebook, Zalo, Viber và xử lý công việc qua các công cụ Microsoft Team, tổ chức và chia sẻ tài liệu qua Google Drive hay Trello.

3. Tiếp tục tập trung vào phát triển bền vững:

Thế giới đang nóng lên – cả nghĩa bóng và nghĩa đen. Những lo ngại xung quanh biến đổi khí hậu là một trong những chủ đề chính của năm 2020. Chính vì vậy, xu hướng ngành sự kiện năm nay và nhiều năm tới là sẽ phát triển theo hướng thân thiện với môi trường, góp phần cải thiện môi trường và thiên nhiên.

Có nhiều cách để hạn chế ảnh hưởng của sự kiện đối với môi trường. Từ việc nói không với nhựa sử dụng một lần trong sự kiện, chuyển sang hệ thống bán vé kỹ thuật số, cung cấp kiến thức bảo vệ môi trường cho những người tham dự đến việc cung cấp nhiều hơn các gian hàng thực phẩm hữu cơ và sử dụng sản phẩm theo mùa, … Sau mỗi sự kiện, việc quyên góp vật phẩm, thức ăn còn sót lại cho các tổ chức từ thiện địa phương tránh lãng phí cũng là cách để làm “xanh” môi trường của chúng ta.

Bên cạnh đó, các đơn vị tổ chức sự kiện có thể thay thế một số sự kiện bằng các sự kiện trực tuyến, tăng cường sử dụng vật liệu tái chế trong thiết kế sự kiện. Những bước nhỏ này sẽ thúc đẩy ngành sự kiện tiến tới việc giảm lượng chất thải và tác động đến trái đất.

Gian hàng thân thiện với môi trường của thương hiệu Timberland.

4. Nâng cao an ninh và an toàn trong sự kiện:

Trong năm 2019 vừa qua, chúng ta chắc hẳn đã nghe đến những sự cố liên quan đến an ninh, an toàn tại một số sự kiện nào đó. Thật vậy, các mối quan tâm về an ninh và an toàn hiện nay vẫn chưa được đề cao và thực hiện một cách nghiêm chỉnh.

Là một nhà tổ chức sự kiện, trách nhiệm của chúng ta là giữ an toàn cho những người tham dự. Chúng ta cần phải cải tiến các phương án an ninh trong sự kiện một cách hiệu quả nhất. Cụ thể, cần tổ chức các cuộc họp với các nhân viên tại địa điểm tổ chức cũng như mọi người trong đội ngũ để chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ về các kế hoạch an ninh của sự kiện. Mọi người trong ê kip cần biết cách thức liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và có khả năng giải quyết khủng hoảng. Hơn nữa, xung quanh địa điểm sự kiện của bạn cần có các bản đồ có hướng dẫn lối thoát hiểm và thông tin về địa điểm sơ tán. Bên cạnh đó là các biện pháp phòng chống lây lan dịch bệnh theo yêu cầu của giới chức địa phương nơi tổ chức sự kiện. Ưu tiên số một của chúng ta là tất cả người tham dự đều được  an toàn tại sự kiện.

Ngoài ra, một vấn đề “nóng” cần được xem xét là các “tiêu chuẩn về an toàn” trong lúc thi công và vận hành một sự kiện, hay một sân khấu âm nhạc. Năm vừa qua có không ít những vụ việc tai nạn xảy ra về chập điện, cháy nổ, giẫm đạp nhau, … hay các tình huống biểu diễn xảy ra sự cố do không đảm bảo về an toàn đã làm những nhà tổ chức sự kiện chú trọng hơn đến các tiêu chuẩn tuy không mới nhưng chưa được thực hiện thật tốt.

5. Trải nghiệm những địa điểm độc đáo, mới lạ:

Việc di chuyển sự kiện khỏi các địa điểm quen thuộc như khách sạn, sân vận động… và tổ chức tại các địa điểm mới lạ hơn là một trong những xu hướng lớn nhất năm 2020. Điều bạn cần phải suy nghĩ khi tìm cho mình một địa điểm độc lạ là nó nên phù hợp với nhãn hàng, mục tiêu của sự kiện và sự mới mẻ, khác lạ. Và một thách thức khi lựa chọn những địa điểm khác biệt so với những địa điểm truyền thống đó chính là nguồn cung cấp điện và Internet (hay WiFi, 4G,…). Hãy tìm những giải pháp trước khi lựa chọn địa điểm đó để mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho các khách hàng của bạn!

Một số địa điểm khác lạ có thể mang lại nguồn cảm hứng cho những sáng tạo của bạn như khu sảnh chính của một văn phòng, nhà kho, các khu công nghiệp, công viên, trang trại, viện bảo tàng và nhiều hơn thế nữa.

Đám cưới ở Bảo tàng nghệ thuật Detroit, Michigan (Mỹ)

Nếu như không thể có được một địa điểm thật sự khác biệt thì việc làm nên một không gian sự kiện công phu, hoành tráng cũng là một cách mang đến trải nghiệm độc đáo giành cho khán giả.

6. Cải thiện kết nối Internet trong sự kiện:

Ngày nay WiFi hay 4G là một phần cuộc sống của đại đa số chúng ta. Không có WiFi hay WiFi không truy cập được, truy cập quá chậm trong sự kiện có thể tạo cảm giác không hài lòng cho khách hàng. Rất nhiều nhà tổ chức không biết phải bắt đầu khắc phục điều này từ đâu. Vấn đề lớn nhất mà chúng ta có thể thấy là chi phí thực hiện, sự kết nối và tốc độ của WiFi tại sự kiện.

Có thể thấy rõ chỉ sử dụng một điểm phát sóng WiFi là không đủ để đáp ứng nhu cầu cho tất cả các khách tham dự truy cập cùng một lúc. Khả năng xử lý bao nhiêu người cùng lúc và băng thông cho mỗi người là hai yếu tố bạn cần quan tâm bên cạnh đảm bảo kết nối ổn định. Do đó, thay vì chỉ dùng một WIFi AP công suất lớn tại một địa điểm, bạn có thể chia thành từng khu vực, sử dụng các thiết bị thu và khuếch tán để cải thiện khả năng kết nối và tốc độ của WiFi, đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách tham dự. Bên cạnh đó, bạn có thể tính toán và dự đoán nhu cầu sử dụng WiFi của người tham dự để có những sắp xếp hợp lý và phù hợp với ngân sách mà vẫn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách tại sự kiện. và nên chú ý có đường Internet dự phòng.

Và sắp tới, việc 5G sẽ trở nên phổ biến sẽ giúp sự kiện và khách tham gia ngày càng kết nối tốt hơn, mang đến những hoạt động tương tác trực tuyến tuyệt vời hơn.

7. Các công nghệ thông minh đeo tay theo người (Wearable Tech):

Những công nghệ mang theo bên mình đang trở nên phổ biến hơn và giúp cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Cùng với nhiều ứng dụng tiện ích, việc áp dụng wearable tech vào sự kiện đang là xu hướng được nhiều nhà tổ chức hướng đến.

Một sản phẩm bảng tên điện tử của Klik liên kết với Eventbrite app

Trên thế giới, các nhà tổ chức đang sử dụng công nghệ RFID để cải tiến trải nghiệm. Nó sẽ hoàn toàn thay thế cho việc sử dụng những loại vé giấy thông thường, là phương thức thanh toán tất cả các dịch vụ trong sự kiện và nhiều tiện ích khác. Khách hàng sẽ không cần phải móc ví ra thanh toán khi hai tay đã đầy đồ hoặc khi đang bồng bế con nhỏ; cũng không cần lo sợ chúng rơi mất trong suốt sự kiện.

Ngoài những tính năng hiện có, các thiết bị đeo này hoàn toàn có thể phát triển xa hơn trong tương lai. Một trong những ý tưởng đó là chỉ cần một thao tác, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin trong những buổi giao lưu để tập trung nhiều hơn vào cuộc trò chuyện và tạo thêm nhiều mối quan hệ với mọi người.

8. Sử dụng AI trong việc tổ chức và phân tích sự kiện:

Một xu hướng mới nổi khác mà chúng ta sẽ thấy nhiều hơn trong ngành tổ chức sự kiện vào năm 2020 là trí tuệ nhân tạo (AI).

Các event planner có thể sử dụng AI theo một số cách khác nhau từ lập kế hoạch đến khi thực hiện và dùng để phân tích cho sự kiện. Giống như các trang web sử dụng AI để cung cấp dữ liệu cho các công cụ của họ, các phần mềm lập kế hoạch sự kiện đã bắt đầu sử dụng AI để hỗ trợ các nhà tổ chức bằng cách hỗ trợ tìm người tham dự, diễn giả, người có ảnh hưởng, chủ đề, đề xuất thời gian và địa điểm tối ưu.

Chatbots được hỗ trợ bởi AI có thể sử dụng cho truyền thông trước sự kiện và dịch vụ khách hàng để trả lời các câu hỏi phổ biến, tự động bán vé và theo dõi khách hàng tiềm năng.

9. Ứng dụng trò chơi (gamification) vào sự kiện:

Tạo các trò chơi, cuộc thi (Gamification) là một trong những cách thú vị nhất để thúc đẩy ham muốn của những người tham dự. Hiểu được sở thích được nhận phần thưởng và tính cạnh tranh giữa những người tham dự với nhau, chúng ta có thể thu hút người tham dự bằng cách tận dụng việc áp dụng các trò chơi trong sự kiện.

Trải nghiệm VR Game tại một sự kiện

Game hóa sự kiện của bạn để nâng cao số lượng người tham dự đến với các gian triển lãm, trưng bày game bằng cách thưởng điểm cho người tham sự sau khi tham gia vào các gian hàng để thu thập những phần quà có giá trị hoặc cho mọi người giành phần thưởng bằng việc làm bài kiểm tra sau khi kết thúc bài thuyết trình. Bảng xếp hạng và giải thưởng đã được chứng minh là đặc biệt hiệu quả khi những người tham dự cạnh tranh với nhau để được công nhận nhiều hơn.

10. Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt:

Cũng giống như trong trường hợp tìm kiếm bằng giọng nói, chúng ta có thể thấy nhận dạng khuôn mặt đang có xu hướng tiếp cận vào ngành sự kiện. Những cách chúng ta có thể áp dụng để tăng hiệu quả cũng như trải nghiệm của khách hàng về sự kiện đối với nhận diện khuôn mặt:

Sử dụng phần mềm nhận diện khuôn mặt badgedrive để check-in
  • Check-in trở nên nhanh hơn nhiều bằng việc sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt. Một số sự kiện đã áp dụng thành công công nghệ này. Nó an toàn và tối ưu cho những sự kiện có số người tham dự lớn.
  • Đảm bảo an toàn hơn bằng cách sử dụng nhận dạng khuôn mặt để phát hiện những người trong danh sách bảo mật.
  • Cải thiện khả năng tiếp cận các phương tiện truyền thông xã hội của bạn bằng cách sử dụng nhận dạng khuôn mặt trong việc gắn thẻ mọi người trong ảnh từ sự kiện.

Những xu hướng sự kiện này sẽ chiếm lĩnh ngành công nghiệp sự kiện vào năm 2020. Chúng tôi hy vọng bạn thấy hữu ích và có thể áp dụng các xu hướng phù hợp nhất với sự kiện của bạn.

 (Theo Bill Nguyễn – Viet Nam Event Group – VEG)

 

Bài liên quan:

– Tổ chức sự kiện trực tuyến: 4 điểm cần lưu ý

Event Mobile App có cần cho một sự kiện không ?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on telegram
Telegram

Các bài khác