Năm 2020 này cho chúng ta thấy sự dịch chuyển quan trọng về mặt quản lý và tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện hôm nay không chỉ quan tâm đến cung cấp các nội dung như các buổi thuyết trình, hội thảo, phiên thảo luận mà còn chú trọng đến trải nghiệm của khách tham gia sự kiện.
Các ứng dụng công nghệ ngày nay đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức, ví dụ các phần mềm bán vé trực tuyến, đăng ký từ xa, và phiên dịch trực tuyến đều góp phần làm tăng trải nghiệm của khách tham gia.
Nhà tổ chức sự kiện càng nắm bắt được nhu cầu cầu của khách tham gia và cung cấp cho họ các phương thức kết nối với nhau thì sẽ làm cho sự kiện của mình càng tăng giá trị và đáng nhớ hơn.
Chỉ vậy thôi. Điều cần tập trung lúc này là làm gia tăng tương tác của khách tham gia sự kiện. Một sự kiện thành công không chỉ được đo bằng số lượng khách tham gia mà còn số lượng người tích cực tương tác với nhau.
Theo báo cáo Xu hướng ngành sự kiện năm 2020 của tạp chí Nhà tổ chức hội họp chuyên nghiệp quốc tế (Meeting Professional International – MPI), trong số 106 nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được hỏi ý kiến, hơn ba phần tư (78%) số người nhấn mạnh đến việc khách tham gia sự kiện mong chờ những cách thức mới để giúp họ tương tác với nhau và với các diễn giả.
Vậy có những cách thức nào giúp nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý :
1. Chat và kết nối giữa khách tham gia và diễn giả:
Trong các sự kiện trực tuyến, khách muốn được nói chuyện với nhau, đặt câu hỏi và giao lưu với các diễn giả. Họ muốn nhận được câu trả lời và được tham gia tích cực vào phiên họp và muốn làm quen với nhiều người khác.
Để đạt được điều này, nhiều sự kiện xây dựng những nhóm chat với các đề tài khác nhau sử dụng các công cụ chat phổ biến như Zalo, Messenger, Viber, Slack, … hay sử dụng các phần mềm chat chuyên biệt dành cho sự kiện. Việc này giúp khách tham gia sẳn sàng đặt câu hỏi, giao tiếp và kết nối với nhau cũng như giúp nhà tổ chức và diển giả trả lời các câu hỏi và cập nhật các thông tin mới nhất một cách kịp thời.
2. Cá nhân hóa theo thời gian thực:
Không chỉ công cụ chat giúp cải thiện tương tác, nó còn giúp cho nhà tổ chức có thêm nhiều thông tin quan trọng, ví dụ họ xem các câu hỏi của khách và biết được cảm nhận của khách về sự kiện của mình. Những thông tin này giúp nhà tổ chức cá nhân hóa giao tiếp với từng người khách, ví dụ cần gửi nội dung gì hay thông tin cập nhật gì đến mỗi khách, giới thiệu họ với diễn giả nào, …
3. Đa dạng hóa:
Theo khảo sát nói trên, có hai phần ba nhà tổ chức (64%) đồng ý rằng các sự kiện hôm nay ngày càng đa dạng hơn so với các sự kiện cách đây năm năm. Có rất nhiều người với ngành nghề khác nhau cùng tham gia sự kiện để học hỏi, chia sẻ và hợp tác với nhau.
Nhà tổ chức sự kiện cần nhận ra điều này để làm sao tất cả khách tham gia không bị cảm thấy bỏ bơ vơ và nhận thấy sự kiện có giá trị đối với mình. Tổ chức phiên dịch và biên soạn tài liệu với nhiều ngôn ngữ là một trong những việc cần xem xét. Nhiều khách quốc tế sẽ sẳn sàng tham gia sự kiện của bạn nếu họ thấy bạn có hỗ trợ ngôn ngữ của họ tại sự kiện.
4. Diễn giả tại sự kiện:
Không nên chọn diễn giả một cách cầu may hay thiếu xem xét cẩn trọng. Diễn giả được chọn nên dựa vào năng lực chuyên môn của họ chứ không phải theo quốc tịch, giới tính, độ tuổi, … Cần chú trọng đến chất lượng bài thuyết trình họ mang đến buổi nói chuyện, tính thời sự của nó, … Diễn giả cũng nên là người có kinh nghiệm nói trước đám đông hoặc nhà tổ chức cần giúp họ tập luyện trước ngày nói chuyện.
Khách tham dự không muốn nghe năm diễn giả có cùng quốc tịch, cùng giới tính và độ tuổi. Họ muốn nghe ý kiến đa chiều. Khách có xu hướng sẽ đăng ký tham gia khi thấy cuộc hội thảo có thành phần diễn giả đa dạng vì họ sẽ có nhiều ý kiến khác nhau và mang đến nguồn thông tin phong phú và đa dạng.
Hy vọng bạn, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thấy nội dung này giúp ích ít nhiều cho mình. Cảm ơn bạn đã ghé xem.