Công việc lên kế hoạch cho một sự kiện được xếp vào nhóm những công việc có nhiều áp lực nhất trong những năm gần đây. Có rất nhiều yếu tố dẫn đến đánh giá này và một trong những lý do lớn nhất là công việc này đòi hỏi phải làm nhiều thứ cùng lúc.
Những nhà tổ chức sự kiện luôn bị yêu cầu phải làm nhiều việc đồng thời trong khi thời hạn chót đang gần kề. Trong việc tổ chức và quản lý một sự kiện có rất nhiều thách thức cần phải vượt qua. May mắn là ngày này có rất nhiều giải pháp công nghệ để giúp họ vượt qua các thách thức này.
Hôm nay, trong bài viết này chúng ta sẽ cũng nhau bóc tách vài thách thức này và các giải pháp tân tiến giúp họ dễ thở hơn trong công việc của mình.
1. Ngân sách và bội chi:
Vấn đề phân bổ ngân sách của một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, luôn là mối bận tâm của nhà tổ chức sự kiện. Chẳng hạn họ quên không tính đến các khoản như: phí phạt khi bỏ thuê phòng đã đặt, phí nhận phòng sớm, phụ phí khách sạn khác,… và các chi phí phát sinh khi thuê địa điểm tổ chức, chi phí bảo vệ, đưa đón khách, chi phí giao nhận, chuyên chở khác, …
Một vấn đề khác nữa là việc chi vượt ngân sách do thiếu một hệ thống quản lý và theo dõi chi phí phù hợp. Có những yếu tố làm cho ngân sách bị thâm thủng nhỏ thôi nhưng cộng nhiều cái lại thì thành một khoản đáng kể, ví dụ thời gian hội thảo bị kéo dài, chi phí trên mỗi đầu khách bị tăng do bổ sung thêm các dịch vụ làm tăng trải nghiệm cho khách tham dự, …
Nhà tổ chức cần chú trọng đến việc kiểm soát sao cho ngân sách tổ chức sự kiện cần phải nằm trong kế hoạch hay chỉ vượt chút ít.
Giải pháp:
Hiện nay có rất nhiều phần mềm và các mẫu file quản lý ngân sách trên mạng có thể giúp nhà tổ chức để mắt đến tất cả các chi phí tổ chức sự kiện. Chúng giúp họ theo dõi các chi phí và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.
Khi lập ngân sách sự kiện, nhà tổ chức cần có một khoản dự phòng. Một cách để hạn chế vượt ngân sách nữa là dùng các phần mềm quản lý sự kiện tiên tiến. Có rất nhiều phần mềm quản lý sự kiện có các mô đun quản lý việc đăng ký tham dự, bán vé, phản hồi khách hàng,…với chi phí hợp lý dành cho nhà tổ chức sự kiện. Khi đó họ sẽ giảm được chi phí do giảm bớt số đối tác cung cấp dịch vụ cho sự kiện. Khi ngân sách vẫn bị thiếu, nhà tổ chức có thể kiếm thêm nhà tài trợ cho sự kiện để tăng nguồn tài chính.
2. Thời gian tổ chức ngắn:
Thời gian tổ chức sự kiện là khoản thời gian kể từ khi việc tổ chức sự kiện được giao cho nhà tổ chức đến ngày sự kiện khai mạc. Khoản thời gian này có xu hướng ngày càng ngắn lại, có khi chỉ 30 ngày hay ít hơn cho một hội nghị hay hội thảo. Đáp ứng được yêu cầu này mà vẫn duy trì được chất lượng là một thách thức rất lớn đối với nhà tổ chức chuyên nghiệp.
Giải pháp:
Nhà tổ chức cần lập một kế hoạch triển khai sự kiện với thời hạn hoàn thành cho từng hạn mục công việc cụ thể. Sử dụng các phần mềm quản lý dự án là một cách thức rất hiệu quả. Hơn nữa, nhà tổ chức cần tận dụng các phần mềm tự động hóa một hay nhiều hạng mục công việc để tăng tốc việc triển khai.
Tổ chức các cuộc họp hàng ngày với các thành viên ban tổ chức hay sử dụng các phần mềm làm việc cộng tác (collaboration tools) để mọi thứ đúng tiến độ. Và luôn có kế hoạch dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến tiến độ triển khai sự kiện.
3. Địa điểm và quản lý địa điểm:
Nhà làm sự kiện thường đối mặt với nhiều thử thách trong thuê địa điểm để tổ chức sự kiện. Do số lượng sự kiện ngày càng nhiều và thời gian tổ chức ngày càng eo hẹp nên rất khó tìm được một địa điểm tốt còn trống chỗ vào ngày diễn ra sự kiện. Điều này cũng dẫn tới việc nhà tổ chức sự kiện thường phải chi nhiều hơn để thuê địa điểm phù hợp, làm ngân sách dễ bị thâm hụt.
Giải pháp:
Nhà tổ chức có thể dùng các nhà cung cấp dịch vụ đặt chỗ địa điểm hay các phần mềm đặt chỗ. Nhiều địa điểm có chính sách giảm giá nếu đặt chỗ qua mạng Internet. Sử dụng phần mềm đặt chỗ cũng làm cho việc tìm kiếm và đặt chỗ nhanh và thuận tiện hơn nhiều. Nhà tổ chức còn có thể lấy được thêm các bản đồ số và sơ đồ của địa điểm tổ chức cùng với thông tin chi tiết về trang thiết bị A/V, an ninh, WiFi, … để tham khảo.
Chú ý đọc các đánh giá của các khách hàng thuê trước đó khi lựa chọn địa điểm.
4. Khó khăn quản lý người tham dự:
Quản lý người tham dự một cách hiệu quả luôn là mối quan tâm lớn đối với những nhà tổ chức sự kiện. Theo dõi việc đăng ký hay mua vé, ghi nhận các khách bỏ tham dự, kiểm soát vào cửa (check-in) cũng như thu thập phản hồi của người tham dự vào thời gian cuối của sự kiện là các công việc khó khăn của nhà tổ chức.
Giải pháp:
Sử dụng phần mềm quản lý sự kiện để xây dựng website dùng cho đăng ký và mua vé, dùng check-in app, …
Các dữ liệu khách tham dự được thu thập trong quá trình khách đăng ký hay mua vé sẽ tự động tải lên ứng dụng check-in app. Ứng dụng này thông qua việc quét QR Code trên vé hay mobile app sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện ghi nhận ai đã tham gia, ai chưa đến hay ai không tham dự một cách dễ dàng. Nhà tổ chức cũng có thể phát triển mobile app để thu thập các phản hồi của khách tham dự thông qua việc khảo sát hay lấy ý kiến của khách. Nó cũng cho phép khách tham gia đăng tải hình ảnh hay ý kiến lên trang mạng xã hội của sự kiện, từ đó nhà tổ chức có thể biết họ nói gì về sự kiện và thu thập ý kiến để làm sự kiện ngày càng tốt hơn.
5. Tương tác và gắn kết khách tham dự:
Thành phần quan trọng của bất cứ một sự kiện nào chính là khách tham dự. Do đó việc làm cho khách tham dự tương tác và gắn kết với sự kiện là một trong những yếu tố làm sự kiện thành công. Đây cũng là một thách thức lớn cho nhà tổ chức sự kiện.
Trong thời đại mạng xã hội và đòi hỏi ngày càng cao về trải nghiệm của người tham dự, các hình thức kết nối truyền thống như các phiên họp và buổi ăn trưa không còn hiệu quả như trước nữa. Nhà tổ chức cần phải sáng tạo để mọi người bàn tán về sự kiện sắp diễn ra hay tiếp tục tham dự sự kiện lần tới. Làm thế nào để đạt được điều đó mà không phải tăng chi ngân sách quá mức ?
Giải pháp:
Bên cạnh các cuộc gặp gỡ làm quen nhau, nhà tổ chức cần tận dụng các công nghệ hiện đại để tương tác với khách tham dự. Họ có thể tạo một mobile app cho sự kiện để khách có thể tương tác hay trao đổi danh thiếp với nhau, từ đó khách thu được lợi ích tối đa khi tham gia sự kiện. 
even
Nhà tổ chức cũng có thể tổ chức các trò chơi, cuộc thi, đố vui, … bên lề của sự kiện. Ví dụ khách được tặng điểm thưởng khi tham gia các phiên họp, các cuộc giao lưu kết nối, ghé thăm gian gian hàng triển lãm, trả lời các khảo sát hay điều tra tại chỗ, trò chơi truy tìm kho báu (hay Pokemon), … thông qua mobile app. Điểm thưởng tích lũy sẽ được đổi sang quà tặng, phiếu giảm giá hay các giải thưởng hấp dẫn khác. Nó sẽ giúp nhà tổ chức kéo người dự đến các gian hàng hay khu vực ít khách.
Các cuộc thi cũng có thể tổ chức trên trang mạng xã hội của sự kiện. Nhà tổ chức cũng có thể áp dụng các công nghệ tiên tiến như AI hay VR nếu kinh phí cho phép.
6. Thu thập và phân tích dữ liệu sự kiện:
Trong thời đại công nghệ sự kiện, dữ liệu của sự kiện có vai trò rất quan trọng. Theo một nghiên của của tổ chức Freeman, 88% người được hỏi đã biết dùng dữ liệu sự kiện cho mục đích tiếp thị và các quyết định quan trọng khác. Tuy nhiên thách thức trong việc sử dụng dữ liệu sự kiện một cách tối ưu là thiếu các công cụ phân tích dữ liệu hiệu quả (46%) và lấy được những dữ liệu có ý nghĩa và hoàn chỉnh (37%). Thu thập dữ liệu với định dạng phù hợp cũng là một khó khăn khác của nhà tổ chức.
Giải pháp:
Sử dụng một phần mềm quản lý sự kiện với khả năng tạo báo cáo hiệu quả. Ngày nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm giúp lập kế hoạch tổ chức, quản lý các quá trình đăng ký, tiếp thị, lấy phản hồi, … để tạo ra những báo cáo tổng hợp hay chi tiết hay các biểu đồ dễ theo dõi. Các dữ liệu này sẽ được dùng trong việc lên chiến lược tiếp thị hay tiếp cận nhà đối tác, triển lãm,…
Ví dụ, nhà tổ chức có thể thiết lập tối ưu hóa tìm kiếm cho trang web của sự kiện (SEO) sử dụng phần mềm quản lý sự kiện, từ đó lấy được các thông tin như trang nào được ghé nhiều, lưu lượng website, nhóm khách ghé thăm, … Nhà tổ chức dùng các thông tin này để điều chỉnh trang web, chạy quảng cáo, … để thu hút thêm khách.
Tóm lại, với vài thách thức dành cho nhà tổ chức sự kiện được đề cập ở trên, đầu tiên họ cần có một kế hoạch triển khai sự kiện hiệu quả, sau đó là sử dụng những công cụ công nghệ làm đơn giản hóa công việc của mình.
Xem tiếp: Vài thách thức của nhà tổ chức sự kiện (Phần 2)
Bài liên quan:
– Làm việc với đơn vị quản lý hay sở hữu địa điểm