Bạn lần đầu tiên đứng ra tổ chức một cuộc họp trực tuyến và lo lắng không biết làm thế nào để có một cuộc họp thành công.
Hội họp trực tuyến không phải khi nào cũng trông có vẻ buồn chán và phí thời gian, nó cũng có thể có giá trị và thú vị như cuộc họp bình thường mặt đối mặt nếu bạn biết tổ chức đúng cách.
Có rất nhiều thách thức cần vượt qua để tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công, dù cho nhân viên, đồng nghiệp hay đối tác của bạn rất nhiệt tình tham gia đi nữa.
Cuộc họp trực tuyến có thể không có hiệu quả, bị trục trặc kỹ thuật, đường truyền bị gán đoạn, mọi người khó hợp tác với nhau,… dẫn đến kết quả là người tham gia cảm thấy khó chịu và kết quả cuộc họp là không như ý.
Khi bạn chuyển cả phòng ban sang họp trực tuyến, hay các buổi họp thường niên, họp kinh doanh, các buổi đào tạo nội bộ,… có khả năng là đội ngũ của bạn sẽ giảm sự gắn kết và gần gũi thường có. Thậm chí cuộc họp ảo còn làm mất đi khả năng tạo kết nối hay làm quen giữa mọi thành viên tham gia.
Vì vậy, điều quan trọng là bạn cần xem xét cách tổ chức cuộc họp ảo sao cho hợp lý nhất và cần tập luyện trước.
Cuộc họp ảo cần được lên kế hoạch cẩn thận. Bạn và các đồng nghiệp giúp tổ chức cuộc họp ảo cần bàn bạc và trao đổi với nhau chặt chẻ để có được một kế hoạch họp tốt.
Sau đây là các kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp bạn có được một cuộc họp ảo thành công:
1. Tạo các quy định – nội quy dùng cho họp trực tuyến:
Đưa ra các quy định hay quy trình cụ thể để người tham gia họp ảo biết và tuân thủ. Họ cần nắm được phải chuẩn bị gì và tập luyện trước khi bắt đầu họp. Các quy định của bạn nên bao gồm các nội dung sau:
- Sử dụng công cụ phần mềm họp trực tuyến nào để mọi người có thể truy cập và sử dụng được.
- Đưa ra các thông tin và hướng dẫn chính xác cho phần mềm được chọn.
- Mọi người tránh làm việc khác khi họp ảo.
- Tìm chỗ ngồi họp yên tĩnh và có kết nối Internet tốt và ổn định.
- Đảm bảo mỗi người đều có cơ hội tham gia một cách tích cực và có tổ chức.
- Chú ý đến những gì đang được bàn thảo và sẳn sàng đưa ra ý kiến của mình khi có cơ hội.
- Kiểm tra hệ thống phần cứng và công cụ phần mềm trước khi họp. Không nên để bất cứ trục trặc kỹ thuật nào trong quá trinh họp ảo.
- Nếu có trục trặc kỹ thuật, nên biết trước ai sẽ giúp hỗ trợ khắc phục ngay.
- Chọn chế độ “mute” khi bạn không phát biểu. Và các quy định tương tự vậy khác.
2. Thiết kế cấu trúc cuộc họp:
Người tổ chức cuộc họp ảo cần chú ý đến mục đích, mục tiêu, tài liệu và thiết kế của buổi họp:
- Một lịch trình họp được chuẩn bị chu đáo sẽ giúp người tham gia rất rất nhiều.
- Chỉ định ai là người điều phối và ai viết biên bản họp.
- Chuẩn bị nhân viên kỹ thuật hỗ trợ nếu có trục trặc xảy ra.
- Chuẩn bị bản kế hoạch họp và tài liệu sẽ được chia sẻ cho người tham gia.
- Gửi trước tài liệu trên cho mọi người liên quan đến chuẩn bị cuộc họp.
3. Chuẩn bị và chia sẻ lịch trình buổi họp:
- Chuẩn bị và chia sẻ lịch trình cuộc họp sẽ giúp mọi người biết mục đích và các nội dung sẽ được nêu trong cuộc họp.
- Lịch trình cần rõ ràng và dễ hiểu.
- Nó cần được phê duyệt trước và gửi cho mọi người tham gia trước.
- Nêu rõ những ai là người sẽ có trách nhiệm hỗ trợ với những tình huống khác nhau nếu xảy ra.
4. Quản lý kỹ thuật:
- Có kế hoạch sẵn sàng cho đường truyền và hỗ trợ kỹ thuật.
- Người tham gia có thể đối mặt với bất cứ sự cố nào khi họp trực tuyến.
- Họ có thể gặp khó khăn khi xem trên màn hình của mình. Khi đó, cần chuẩn bị tài liệu và hướng dẫn sẳn sàng để chia sẻ cho họ.
- Cần có lịch trình họp có thể thay đổi linh hoạt
- Hướng dẫn họ biết cách xử lý các sự cố đơn giản trước khi họp.
5. Tạo môi trường họp ảo ấm cúng trước khi thực sự bắt đầu họp:
- Tạo môi trường họp tốt cho mọi người trước khi bạn bắt đầu họp.
- Kết nối với mọi người bằng các chuyện phiếm bên lề hay hỏi họ sống hay làm việc như thế nào,…
- Làm mọi người cảm thấy thoải mái và thưởng thức cuộc nói chuyện phiếm.
- Cố gắng đo lường cảm giác của mọi người khi họ họp ảo với nhau. Điều này có thể giúp bạn điều hành cuộc họp ảo hiệu quả.
6. Tập hợp phản hồi:
- Thu thập phản hồi của tất cả mọi người tham gia họp.
- Cố gắng nhận biết điều gì cần làm tốt hơn hay cần làm khác đi để cải tiến về sau.
- Kiểm tra xem mọi người sử dụng công cụ phần mềm họp như thế nào, có dễ dàng không,…
- Tổ chức các hoạt động động não và ghi chú.
- Để làm tăng trải nghiệm họp ảo cho mọi người, luôn tìm kiếm các giải pháp để cải tiến và nâng cấp.
7. Liên tục cải tiến cuộc họp ảo của bạn:
7. Liên tục cải tiến cuộc họp ảo của bạn:- Bạn có thể phải tổ chức nhiều cuộc họp trong một năm.
- Tìm các khó khăn và thách thức mà bạn, người thuyết trình và người nghe gặp phải.
- Phân loại các sự cố và vấn đề kỹ thuật.
- Liệt kê các điểm cần cải thiện.
- Xem xét các phản hồi thu thập được
- Sau cuộc họp, nên hỏi tất cả người tham gia các điểm cần cải thiện. Đừng làm việc này quá muộn.
8. Động viên và khuyến khích mọi người tham gia tích cực:
- Điều này rất quan trọng vì bạn cần họ tham gia họp ảo một cách tích cực. Nếu không bạn sẽ mất đi sự gắn kết và kết quả là cuộc họp không thành công.
- Động viên và khuyến khích họ để thúc đẩy sự hợp tác.
- Không dùng tên riêng hay đề cập đến một cá nhân khi cần hỏi về gì đó liên quan đến nhận xét về họp ảo.
- Nên thu xếp họp ảo 1-1 nếu được.
9. Làm phòng họp trở nên thân thiện với mọi người:
- Khi dùng công cụ phần mềm họp trực tuyến, bạn có thể linh hoạt làm cho hình ảnh phòng họp trở nên thân thiện hơn.
- Tạo các tương tác giữa người và người trong họp theo nhóm.
- Trong họp 1-1, tận dụng sự riêng tư để chia sẻ những suy nghĩ của họ về người khác.
10. Khuyến khích mọt người thành thật với nhau:
- Khuyến khích mọi người thành thật và minh bạch với nhau.
- Làm sao cho mọi người trong nhóm cởi mở và chia sẻ quan điểm và suy nghĩ của mình
- Bày tỏ tôn trọng tất cả mọi người
- Cho phép họ tranh cãi một cách lành mạnh nhưng không làm nóng cuộc thảo luận.
11. Chọn hình ảnh video hơn là âm thanh:
- Hình ảnh là cách giúp mọi người hợp tác và gắn kết hơn.
- Tương tác hình ảnh luôn vượt trội âm thanh khi đào tạo.
- Khi tất cả mọi người đều tham gia hội thảo trực tuyến qua hình ảnh, bạn dễ dàng giảm thiểu số thành viên hay làm việc khác khi họp, tức là hướng họ hoàn toàn tập trung vào họp ảo.
- Khi họ thấy được người khác đang nói hay lắng nghe, họ có xu hướng tự thúc đẩy mình tham gia tích cực.
- Nó giúp loại bỏ sự mất tập trung có thể có khi chỉ nghe âm thanh.
12. Đảm bảo chọn đúng người điều phối:
- Người điều phối cuộc họp cần là người giỏi nhất có thể được.
- Người điều phối cần nắm bắt mọi chi tiết họp để có thể xử lý bất cứ vấn đề gì một cách nhanh nhất khi cuộc họp đang diễn ra.
- Đảm bảo tất cả người tham gia nghe và thấy người điều phối. Nếu không họ sẽ bỏ họp.
13. Gửi bản nghi nhớ cuộc họp:
- Sau buổi họp và nhận được các phản hồi, bạn cần gửi một bản ghi nhớ rõ ràng cho tất cả mọi người. Nó cần làm mọi ngưới có cảm hứng đọc và thực thi nó.
- Nêu rõ các hành động cần được thực thi
- Tránh các từ ngữ gây nhầm lẫn.
- Xác định thời gian hoàn thành các hành động
- Thông tin về cuộc họp kế tiếp.
Hy vọng các thông tin trên giúp bạn có được một cuộc họp trực tuyến thành công và hiệu quả trong thời buổi COVID-19 này.